Responsabilité juridique

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Dans la présente section :

Confiance du public
Mandat public
Devoirs juridiques
Conflit d’intérêts
Confidentialité
La Loi sur les corporations
Fiche

Les organismes constitués en sociétés sans but lucratif en vertu des lois provinciales ou fédérales profitent d’avantages financiers et juridiques considérables. Ces organismes ne paient pas d’impôt; ils peuvent recevoir et utiliser des fonds publics pour servir le bien collectif conformément à l’acte constitutif qui les régit. Quand ils se constituent en sociétés, les organismes sans but lucratif offrent à leurs membres et à leur conseil d’administration une protection limitée contre les poursuites. (Toutefois, il convient de noter que la notion de responsabilité limitée comporte des exceptions autorisées par la loi.) En échange des avantages obtenus, les organismes constitués en sociétés sans but lucratif ont l’obligation juridique et morale de défendre l’intérêt public. La loi exige que ces organismes soient dirigés par des conseils d’administration.

Le conseil d’administration dans son ensemble est l’entité juridique de la société ou de l’organisme. Cela signifie que le conseil en tant que groupe doit veiller au bon fonctionnement des affaires de l’organisme. Lorsqu’une personne devient membre du conseil, elle s’engage à faire de son mieux pour aider à administrer l’organisme. Elle consent en outre à se familiariser avec l’organisme et les responsabilités du conseil afin de pouvoir prendre des décisions judicieuses qui assureront une administration efficace.

Confiance du public

Chaque membre du conseil a le devoir de conserver, de protéger et de développer les ressources de l’organisme. Il lui incombe en outre de veiller à ce que l’organisme continue d’offrir ses services au public maintenant et dans l’avenir. Le conseil de direction, qui se compose de membres individuels, accepte donc l’obligation de mettre en œuvre des programmes et des services pour le bien public. Il s’engage aussi à faire le nécessaire pour administrer de façon responsable les ressources de l’organisme.

Mandat public

Les membres du conseil ne représentent pas leurs intérêts personnels, mais reçoivent au contraire un mandat de confiance au nom des membres de l’organisme et de la communauté qui appuie celui-ci. Il leur incombe donc de participer et de veiller à la bonne gestion des affaires de l’organisme au nom du public. Cela signifie protéger les actifs de l’organisme dans l’intérêt des fournisseurs de fonds et respecter les engagements envers ceux-ci. Les exigences croissantes en matière de services et de présentation de rapports soulignent bien l’importance de rendre compte des fonds reçus.

Le mandat public accordé au conseil exige également que celui-ci rende des comptes à la communauté, surtout en ce qui concerne la qualité des programmes et des services.

Devoirs juridiques

La loi traite de la même manière les sociétés sans but lucratif et les sociétés à but lucratif. Plus précisément, les membres du conseil sont responsables des fonds que l’organisme produit, reçoit et dépense. Comme dans le cas des sociétés à but lucratif, le conseil d’un organisme sans but lucratif est responsable des pertes subies. Ses membres ne peuvent pas invoquer l’ignorance des transactions faites ou des conséquences possibles des mesures prises. En d’autres termes, la loi oblige chaque membre du conseil à faire preuve du même jugement que toute personne prudente et raisonnable exercerait dans l’administration de ses propres fonds. Normalement, les membres du conseil ne sont pas responsables à titre individuel des dettes de l’organisme, puisqu’une société n’est pas la somme de ses membres, mais une entité juridique autonome. C’est ce que l’on appelle le « principe de la responsabilité civile limitée ».

Cependant, il arrive des circonstances particulières où un membre peut être tenu responsable par les tribunaux. Ceci peut se produire lorsqu’il est prouvé que cette personne a ordonné en connaissance de cause un acte illicite et a donc agi de mauvaise foi aux termes de la Loi sur les corporations. Un membre d’un conseil peut être tenu responsable de dettes précises de la société s’il a accepté de signer des garanties personnelles au nom de celle-ci. Selon les lois canadiennes, les membres des conseils d’administration peuvent être responsables conjointement des salaires impayés au personnel de l’organisme pour services rendus et pour une période maximale de six mois. La question de la responsabilité des membres ainsi que des administrateurs et administratrices est très complexe, et la situation évolue constamment. Il convient donc d’obtenir les conseils de spécialistes juridiques avant de signer des garanties personnelles.

Position de confiance

La relation entre les membres du conseil et l’organisme en est une de représentation. La personne représentant l’organisme agit dans les intérêts de celui-ci. Cette personne occupe donc une position de confiance; elle doit agir avec honnêteté et bonne foi pour défendre l’organisme. Chaque membre du conseil doit faire preuve de loyauté et préserver l’intégrité de l’organisme. Le non-respect des responsabilités relatives à la position de confiance peut entraîner des poursuites.

Devoir de prudence

Les membres du conseil acceptent de se mettre au courant des affaires et des services de l’organisme. Il leur incombe de veiller à ce que l’organisme, ses actifs et ses biens soient administrés correctement. Le « devoir de prudence » désigne la responsabilité pour les membres du conseil d’exercer le même degré de prudence dans l’administration des affaires de l’organisme que dans celle de leurs propres affaires. En tant que membre du conseil, vous déterminez les activités de l’organisme; vous gérez aussi ses fonds et ses actifs. Vous ne devez donc pas engager l’organisme dans des entreprises risquées.

Conflit d’intérêts

Les membres des conseils d’administration doivent accorder une attention particulière aux possibilités de conflits d’intérêts. Il faut, en effet, éviter que les intérêts personnels ou ceux d’une tierce partie n’entrent en conflit avec ceux de l’organisme. Le texte qui suit s’inspire de la publication The Board a Winning Team de Herb Perry.

Lorsqu’une personne accepte de siéger à un conseil, elle a le devoir de voter et d’agir dans l’intérêt de l’organisme qu’elle sert. Il y a conflit lorsque les intérêts personnels des membres du conseil sont incompatibles avec ceux de l’organisme.

Voici quelques exemples pour illustrer cette question. Un conseil doit acheter une mini-fourgonnette pour le transport des personnes handicapées. Dans lesquels des cas suivants y a-t-il conflit d’intérêts?

Cas A – Une des membres du conseil est propriétaire d’une des concessions d’automobiles desquelles l’organisme pourrait acheter la mini-fourgonnette.
Cas B – Le conjoint ou la conjointe d’un des membres du conseil est propriétaire de la concession.
Cas C – Le fils d’un des membres du conseil travaille la fin de semaine chez un concessionnaire où il lave les voitures usagées.
Cas D – L’un des membres du conseil est actionnaire de la compagnie qui fabrique les mini-fourgonnettes.
La plupart des gens admettraient qu’il y a conflit d’intérêts dans les cas A et B, mais non dans les cas C et D. Dans la réalité, il existe cependant bien des situations floues qu’un tribunal pourrait considérer ou non comme un conflit d’intérêts.

En cas de doute, le meilleur parti à prendre est de déclarer vos intérêts. Si vous déclarez un conflit d’intérêts qui s’avère inexistant, vous n’aurez pas à subir de préjudice, d’amende, d’embarras ou d’emprisonnement. Mais en cas contraire...

Si cela vous arrive, faites connaître le conflit d’intérêts à la première occasion durant la réunion, c’est-à-dire dès que la nature de la question à l’ordre du jour devient évidente. Il convient d’inscrire clairement votre déclaration au procès-verbal. Vous ne devez en aucun cas participer à la discussion ni voter sur les motions proposées. Le plus prudent est de quitter la pièce dès que votre déclaration est faite et prise en note, puis de revenir seulement lorsque la question a été réglée.

Les membres du conseil qui ont un intérêt quelconque, direct ou indirect, à l’égard d’un contrat ou d’une entente de services avec l’organisme doivent déclarer ce conflit d’intérêts à une réunion du conseil. Ces membres ne doivent pas voter sur le sujet en question s’il existe un conflit réel, possible ou perçu.

Les situations de conflit d’intérêts ne se bornent pas aux réunions du conseil. Les membres des conseils devraient s’assurer d’obtenir un exemplaire du document intitulé Politique et lignes directrices sur les conflits d’intérêts et d’en prendre connaissance.

Le document a pour but de sensibiliser davantage le personnel et les membres du conseil aux situations de conflit d’intérêts réelles, possibles ou perçues. Il donne des indications générales dont peuvent s’inspirer les membres du personnel et du conseil. Il prévoit aussi des procédures pour la divulgation, les appels et les sanctions disciplinaires en cas de non-respect de l’obligation de déclarer les conflits d’intérêts.

Les organismes externes qui reçoivent des fonds publics pour offrir des services sont perçus par le public comme un prolongement du gouvernement. Ils s’exposent donc particulièrement aux accusations de conflit d’intérêts. Les lignes directrices du ministère décrivent la responsabilité du gouvernement qui doit protéger le public, mais aussi le personnel et les membres des conseils des organismes.

Confidentialité

Une autre responsabilité très importante incombe aux membres des conseils : le respect de la confidentialité. En d’autres termes, les membres des conseils n’ont pas le droit, durant leur mandat ou après, d’utiliser à des fins personnelles les renseignements confidentiels dont ils ont connaissance. Ceci a pour but d’empêcher un usage abusif de ces renseignements.

Il est essentiel que chaque organisme possède des politiques qui exposent clairement le rôle et la responsabilité des membres du conseil par rapport à la confidentialité et au conflit d’intérêts.
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Loi sur les corporations

La plupart des organismes sans but lucratif du Manitoba sont constitués en sociétés en vertu de la Loi sur les corporations, qui régit la conduite de leurs affaires dans la province. Pour exercer son activité dans plus d’une province, un organisme doit se constituer en société à l’échelle nationale, car la loi fédérale régit les organismes nationaux sans but lucratif. L’organisme peut aussi s’enregistrer dans chaque province où il fait affaire.

En vertu de la Loi sur les corporations, l’organisme doit respecter un certain nombre d’obligations. Le texte qui suit est adapté du guide Understanding the Law: Beginning and Incorporating a Non-Profit Organization de l’Association d’éducation juridique communautaire (Manitoba). Il expose en quoi consistent ces obligations.

Assemblée annuelle

Toute corporation doit tenir au moins une assemblée générale annuelle de ses membres. À cette occasion, les membres prennent des décisions par rapport aux affaires de la corporation :

• en votant pour confirmer ou rejeter des règlements administratifs;
• en proposant de nouveaux règlements administratifs;
• en élisant de nouvelles personnes au conseil d’administration.

L’assemblée générale annuelle a lieu d’ordinaire peu de temps après la fin de l’exercice financier. Ainsi, l’ancien conseil peut présenter son rapport sur la situation financière de la corporation. Il doit aussi remettre aux membres un état financier vérifié et un rapport de vérification pour l’exercice terminé.
Toutes les personnes qui sont membres de la corporation devraient recevoir un avis les convoquant à l’assemblée générale au moins 21 jours avant la date de celle-ci.

Rapport annuel

Chaque année, la corporation doit remettre un rapport annuel à l’Office des compagnies du Manitobaainsi qu’une somme minime payable au ministre des Finances. La date limite pour le dépôt du rapport dépend du mois où l’organisme a été constitué en corporation. Si une corporation omet de présenter son rapport annuel, elle peut être dissoute.

Changement dans la composition du conseil d’administration

La corporation doit informer l’Office des compagnies du Manitoba de toute modification apportée à la composition de son conseil. Pour ce faire, il doit lui faire parvenir deux copies de l’avis de changement dans les 15 jours qui suivent le changement.

Changement du lieu du bureau enregistré

Le bureau enregistré désigne l’endroit où l’on peut avoir facilement accès aux livres de la corporation. L’adresse du bureau en question peut changer d’une année à l’autre lorsque la personne qui assume le poste de secrétaire ou de trésorier ou trésorière change, car il s’agit souvent de son domicile. Dès que l’endroit où sont conservés les livres comptables de la corporation change, il faut envoyer à l’Office des compagnies du Manitoba deux copies de l’avis de changement du lieu du bureau enregistré. Assurez-vous toutefois que les livres et les registres soient bel et bien transférés à la nouvelle adresse.

Livre des procès-verbaux

La corporation doit conserver un livre des procès-verbaux qui renferme les documents suivants :

• les statuts constitutifs;
• les règlements administratifs et les résolutions de la corporation ainsi que toutes les modifications apportées;
• le procès-verbal de l’assemblée de fondation;
• les procès-verbaux de toutes les réunions;
• la liste de toutes les personnes qui siègent au conseil d’administration, y compris leurs adresses, professions et dates d’entrée en fonction.
  

Liste des membres

Il faut conserver une liste des membres de la corporation. Le conseil peut accepter une personne comme membre en l’inscrivant dans le procès-verbal d’une réunion. Il convient de garder la liste des membres à jour. Celle-ci devrait être révisée à l’assemblée annuelle de sorte que les personnes qui ont cessé d’être membres ne soient plus informées de la tenue des réunions.

Les membres ont le droit d’examiner la liste durant les heures d’ouverture habituelles au bureau enregistré de la corporation.

Gestion du personnel

La corporation peut embaucher du personnel à temps plein ou de façon temporaire. Dans tous les cas, il faut tenir compte des lois qui s’appliquent, dont la Loi sur les droits de la personne, la Loi sur les normes d’emploi, la Loi sur le paiement des salaires, la Loi sur les accidents du travail, la Loi sur la sécurité et l’hygiène du travail, la Loi sur l’impôt destiné aux services de santé et à l’enseignement postsecondaire et la Loi de l’impôt sur le revenu. D’autres facteurs importants, comme le Régime de pensions du Canada et l’assurance-emploi, doivent aussi entrer en ligne de compte.

L’organisme doit observer toutes les lois qui régissent l’emploi et les prendre en considération dans sa politique relative à la gestion du personnel. La section intitulée Relations entre membres du conseil et du personnel traite plus en détail de cette politique.

Remarque : La présente section sur la responsabilité juridique des conseils ne mentionne pas tous les devoirs des conseils et des organismes; elle a simplement pour but de vous sensibiliser davantage à certains de vos principaux devoirs. Le service de sensibilisation du public de la Fondation manitobaine du droit a publié une brochure intitulée Not for Profit Organizations in Manitoba – Directors Liabilities (en anglais seulement). Pour en obtenir des exemplaires, écrivez à la Community Legal Education Association.

Fiche

Legal Checklist (PDF) (en anglais seulement)