Renouvellement et orientation du conseil

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Dans la présente section :

Détermination des besoins du conseil
Analyse de la composition du conseil
Lignes directrices pour renouveler le conseil
Rôle du comité de mise en candidature
Orientation des membres du conseil
Fiche

Le conseil doit assurer la formation de ses membres et leur remplacement. Il doit s’efforcer de créer ainsi une équipe qui peut veiller à la gestion et à la direction de l’organisme. Comme le conseil est l’entité juridique de l’organisme, sa composition et son renouvellement sont beaucoup trop importants pour être laissés au hasard.

Détermination des besoins du conseil

Pour découvrir les besoins du conseil, il faut répondre à certaines questions importantes. Le conseil devrait étudier ses besoins en matière de gestion et de direction, puis déterminer les connaissances et l’expérience que devraient posséder ses membres afin de servir l’organisme à ce moment-ci de son évolution. À titre d’exemple, si vous comptez faire construire un nouvel immeuble durant les deux prochaines années, vous aurez surtout intérêt à chercher des personnes ayant des capacités dans les domaines de la gestion financière et de l’aménagement des installations. Si vous envisagez de revoir la mission de l’organisme, vous devrez trouver des personnes qui s’y connaissent bien en planification. Pour mener l’évaluation des besoins, vous devriez définir les connaissances, les compétences et l’expérience utiles pour chaque poste au sein du conseil. Ainsi, le poste de trésorier ou de trésorière exige des compétences en gestion financière. Similairement, chaque personne qui préside un comité devrait connaître les méthodes de tenue des réunions et de formulation des politiques.

Déterminez pendant combien de temps une personne devrait siéger au conseil avant d’être sollicitée pour un poste de direction.

Analyse de la composition du conseil

Afin de connaître ses besoins, le conseil devrait tracer un profil de ses membres ainsi que de ses forces et de ses faiblesses dans chacun des domaines dont il s’occupe. Ceci lui permettra d’avoir une vision objective quant à sa capacité d’assumer ses responsabilités de gestion. L’exercice en question lui donnera aussi l’occasion de préciser les aspects que doivent améliorer ses membres.

L’analyse de la composition du conseil devrait porter notamment sur les facteurs suivants :

• représentativité – nombre d’années passées au conseil, sexe, âge, communauté d’appartenance et endroit de résidence;
• scolarité – diplômes universitaires, certificats, cours suivis;
• expérience – gestion, recherche, politique gouvernementale;
• connaissances et compétences – politique, contrats et questions juridiques, analyse financière, collecte de fonds, recrutement et formation, relations avec les gouvernements, planification stratégique;
• contacts et sphères d’influence – monde des affaires et de l’industrie, gouvernements, établissements d’enseignement, médias, autres organismes sans but lucratif.

Lorsque vous passerez en revue la composition du conseil, vous constaterez ses faiblesses. Vous saurez ainsi quels types de personnes choisir en tant que futurs membres. Votre conseil deviendra donc plus fort et plus compétent.

Lignes directrices pour renouveler le conseil

Tout conseil doit planifier afin de s’assurer qu’il continuera d’exister année après année. Les lignes directrices qui suivent vous aideront à le faire en douceur et à attirer des personnes compétentes pour prendre la direction des affaires de l’organisme.

(D’après Le rôle des conseils, Guide de l’instructeur, de Culture, Patrimoine et Tourisme Manitoba.)

1. Utilisation du comité de mise en candidature

La force d’un organisme réside dans son conseil d’administration. Les nominations faites à titre symbolique ou pour des raisons de récompense ou de prestige ne peuvent qu’affaiblir l’organisme et augmenter les possibilités de désaccord. Le comité de mise en candidature joue donc un rôle capital pour assurer le bon fonctionnement du conseil, puisqu’il doit trouver la meilleure personne pour chaque poste vacant.

Voici les tâches du comité de mise en candidature :

• tenir à jour les dossiers sur les membres actuels du conseil (noms, adresses, numéros de téléphone, intérêts et capacités);
• déterminer les compétences et les capacités dont le conseil a besoin pour accomplir ses tâches;
• trouver des personnes qui pourraient occuper les postes qui vont devenir vacants et encourager ces personnes à poser leur candidature;
• conserver une liste de candidatures;
• soumettre au conseil les noms des candidats et candidates.

2. Maintien d’un conseil de taille raisonnable

L’acte constitutif d’un organisme précise le nombre de membres que doit compter le conseil. Il faut toutefois veiller à ce que ce nombre soit raisonnable, car il est plus difficile de réunir quinze personnes que huit ou dix. Il n’est pas nécessaire de grossir inutilement le conseil, puisque les comités peuvent comprendre des personnes qui ne siègent pas au conseil. Ceci allège la tâche des membres du conseil. De plus, certains organismes exigent que l’on ait fait partie d’un comité avant de pouvoir siéger au conseil.

3. Détermination de la durée des mandats

Le fait de limiter la durée des mandats permet au conseil d’accueillir de nouveaux points de vue et de réduire la possibilité de domination par un petit nombre. Si les mandats sont échelonnés sur trois ans, un tiers des membres du conseil se retire chaque année. S’ils sont échelonnés sur deux ans, la moitié des membres sont remplacés chaque année. Il importe que l’organisme ait un document écrit indiquant la durée des mandats et que tous les nouveaux membres en reçoivent une copie.

4. Définition des qualités nécessaires chez les personnes siégeant au conseil

• S’intéresser au travail de l’organisme.
• Vouloir et pouvoir travailler avec d’autres.
• Avoir le temps d’assister aux réunions et d’accomplir les tâches attribuées.
• Posséder les compétences et l’expérience particulières manquant au conseil.
• Avoir la volonté d’apprendre.

5. Recherche de candidats et de candidates

Il n’est pas nécessaire d’aller chercher bien loin pour trouver des personnes qui pourraient siéger au conseil. Demandez des suggestions aux membres actuels du conseil et du personnel. Consultez les membres de l’organisme ainsi que les personnes participant aux programmes, leurs parents et les bénévoles. Vous pourriez aussi trouver les personnes recherchées parmi les membres du conseil et du personnel d’autres organismes. Adressez-vous aux groupes professionnels, aux organisations d’affaires et aux chefs de la communauté pour obtenir d’autres noms.

Idéalement, le conseil saura recruter des personnes qui répondent à ses besoins tout en préservant une représentation satisfaisante des divers secteurs de la communauté.

6. Communication avec les candidats et les candidates

La personne qui préside le comité de mise en candidature devrait communiquer avec les candidates et les candidats proposés. Dans certains cas, elle peut demander à un autre membre du conseil de faire les premières démarches, mais elle devrait ensuite faire le suivi nécessaire.

Avant tout engagement d’une partie ou de l’autre, il convient d’organiser une séance d’orientation. Ceci peut comprendre une visite des bureaux ou des installations pour rencontrer le personnel et les personnes participant aux programmes. Ce serait l’occasion de faire la connaissance des membres du conseil ou des présidents et des présidentes des comités avec lesquels les candidats et les candidates pourraient travailler. Le manuel des politiques devrait aussi leur fournir de plus amples renseignements.

Il est normal de dire aux personnes qui songent à devenir membres du conseil ce qu’on attend d’elles quant au nombre d’heures de travail et à la nature des tâches. Si elles savent à quoi elles s’engagent, elles auront plus tendance à offrir leurs services. Vous ne devriez jamais minimiser l’ampleur de l’engagement nécessaire.

7. Présentation d’une liste provisoire de candidatures

La pratique courante veut que l’on élise les membres du conseil lors de l’assemblée générale annuelle. Il arrive toutefois qu’un poste devienne vacant durant l’année. On peut alors élire quelqu’un pour la durée non écoulée du mandat.

8. Action subséquente à un mandat au conseil

À la fin d’un mandat, l’apport des membres devrait être évalué afin que des décisions soient prises au sujet de leurs activités futures au sein du conseil. Les autres membres devraient aussi avoir l’occasion d’évaluer l’expérience et de déterminer les intérêts pour l’avenir. Le processus pour ce faire est expliqué en détail dans le chapitre intitulé Évaluation.
La rotation des membres du conseil peut se faire selon quatre méthodes :

1. La première est une rotation au sein du conseil. Il a été suggéré de nommer les nouveaux membres à un comité selon les connaissances et les compétences dont celui-ci a besoin. Après un mandat, si tout s’est bien passé, les membres en question connaîtront mieux l’organisme. À ce moment, on pourrait leur offrir de siéger à un autre comité.
2. Les membres peuvent faire partie d’un comité spécial. Ils pourraient alors suspendre temporairement leur travail au sein de leur comité permanent.
3. Les membres peuvent siéger à des comités externes ou représenter l’organisme au cours de conférences ou de réunions, ou encore d’émissions de télévision et de radio. Il s’agit d’activités agréables qui donnent aux membres une certaine reconnaissance sociale.
4. Les membres peuvent opter pour le retrait après un mandat. Parfois, le travail de certaines personnes laisse tellement à désirer que le comité de mise en candidature décide de ne pas les proposer de nouveau. Il peut aussi arriver que le conseil n’ait plus besoin des compétences particulières de ces personnes.

9. Recrutement en permanence

Le processus de recrutement devrait se poursuivre toute l’année et pas uniquement avant l’assemblée générale annuelle. Le comité de mise en candidature est un comité permanent qui devrait être actif à longueur d’année.
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Rôle du comité de mise en candidature

S’ils consacrent du temps à la planification, les organismes peuvent recruter des personnes de qualité pour leur conseil d’administration.

La plus grande erreur que commettent certains conseils est d’essayer de recruter des membres durant le mois qui précède l’assemblée générale annuelle. Soudain, ils se rendent compte qu’il y aura des sièges vides autour de la table s’ils ne trouvent pas rapidement d’autres membres.

Ils prêtent alors peu attention aux compétences. N’importe quelle personne qui dit « oui » obtient le poste. Les nouveaux membres d’un conseil devraient être très précieux. Toutefois, s’ils sont choisis de cette manière, ils pourraient devenir un poids mort.
Voici un programme de recrutement :

Douze mois par année – Le comité de mise en candidature se réunit régulièrement tout au long de l’année.

Pour recruter des membres de qualité, il ne faut pas compter sur une seule réunion à la fin de l’année. Le comité doit conserver des dossiers à jour sur les personnes ayant manifesté un intérêt ou ayant les compétences souhaitées, au cas où un poste deviendrait vacant. Il doit rester en contact avec les présidents et présidentes des divers comités pour savoir si certains de leurs membres désirent siéger au conseil.

Premier mois – Le comité de mise en candidature informe les membres du conseil qu’il est nécessaire de chercher des candidats et candidates tout au long de l’année.

Troisième mois – Le comité de mise en candidature se réunit pour évaluer la participation de chaque membre aux activités du conseil, notamment l’assiduité aux réunions et la participation à la collecte de fonds. Le comité peut faire des recommandations à la personne qui préside le conseil au sujet des membres qui auraient besoin de formation ou d’encouragement.

Sixième mois – Le comité de mise en candidature analyse la composition du conseil. Il prévoit le départ des membres qui terminent leur mandat et détermine les compétences que devront posséder les nouveaux membres pour la prochaine année.

Huitième mois – Le comité de mise en candidature présente un rapport au conseil au sujet des personnes dont le mandat vient à expiration. Il demande aux membres du conseil de lui suggérer le nom de candidats et candidates. Il encourage aussi les membres actuels qui peuvent être réélus à poser de nouveau leur candidature.

Dixième mois – Le comité de mise en candidature recrute de nouveaux membres possibles.

Douzième mois – Le comité présente une liste de candidatures suivant les règles prescrites dans l’acte constitutif. Les nouveaux membres sont élus par la suite.

D’après Le rôle des conseils, Guide de l’instructeur, de Culture, Patrimoine et Tourisme Manitoba.
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Orientation des membres du conseil

Une séance d’orientation fait partie des moyens d’intégrer une personne nouvelle venue au sein du conseil. Il s’agit d’un moment idéal pour les membres en place d’en apprendre davantage au sujet de la mission, des buts et des objectifs de l’organisme. C’est une occasion de se familiariser avec l’acte constitutif, les règlements et les politiques qui le régissent. Ceci donne également la possibilité de connaître la clientèle, le travail et le mode de fonctionnement de l’organisme. La liste aide-mémoire ci-dessous devrait être distribuée aux nouveaux membres du conseil au cours d’une réunion d’orientation.
Les membres qui siègent au conseil à ce moment peuvent aussi profiter de leur participation à l’orientation des nouveaux membres. Ceci leur permet en effet de servir de personnes-ressources ou de se mettre au courant des changements organisationnels qui ont pu se produire.

Liste aide-mémoire pour l’orientation

1. Philosophie et raison d’être de l’organisme
2. Acte constitutif et règlements
3. Lois provinciales
4. Rapport annuel
5. Buts et plans actuels de l’organisme
6. Budget et rapport financier
7. Organigramme
8. Descriptions de tâches – haute direction, membres du conseil et personnel-cadre
9. Descriptions des services et des programmes
10. Politiques et procédures
11. Modalités de présentation des rapports
12. Listes de personnes-ressources –noms, postes et numéros de téléphone des membres du conseil et du personnel, chefs et autorités élues de la communauté
13. Politique de gestion du personnel et attentes à l’égard du personnel
14. Comités – buts et plans
15. Évaluations effectuées durant l’année précédente
16. Procès-verbaux des réunions récentes du conseil et questions d’actualité
17. Information au sujet des réunions – jours, dates, durée, endroit
18. Règles de procédure observées durant les réunions – par exemple, usage parlementaire ou autres règles
19. Autres renseignements utiles

Fiche

• Board Succession Self-Evaluation Worksheet (PDF) (en anglais seulement)