Rôle des conseils

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Dans la présente section :

Conseil en tant que groupe
Principales fonctions de gestion et de direction

Conseil en tant que groupe

Parce qu’il réunit des personnes bien différentes, le plus grand défi d’un conseil est de fonctionner comme groupe cohérent pour atteindre ses buts et objectifs ainsi que pour accomplir la raison d’être de l’organisme. Il est donc essentiel que le conseil prenne des décisions en tant que groupe. Même si certains membres peuvent ne pas être d’accord avec une décision définitive du conseil, il importe qu’ils appuient celle-ci. Pour travailler ensemble, les membres du conseil doivent apprendre à régler les problèmes et à prendre des décisions dans un climat qui favorise la confiance et le respect des différents points de vue. Ce climat exige une communication ouverte et honnête. Ainsi, tous les membres appuieront toutes les décisions du conseil.

Les conseils ne peuvent fonctionner efficacement lorsqu’ils sont dominés par la personne qui exerce la présidence, par le directeur général ou la directrice générale, par un comité, par un sous-groupe ou par une clique.

Pour fonctionner efficacement à l’intérieur du groupe, chaque membre du conseil devrait :

• comprendre que des gens différents jouent des rôles différents dans l’organisme et voient donc les choses d’un œil différent;
• savoir que les personnes qui posent des questions épineuses n’essaient pas d’être difficiles, mais simplement de « faire leur travail » comme membres du conseil;
• écouter avec un esprit ouvert toutes les opinions, les possibilités, les questions et les inquiétudes concernant les sujets à l’étude;
• apprécier le fait que des opinions et des perspectives différentes fournissent des informations supplémentaires sur lesquelles fonder les décisions.

Grâce au travail d’équipe, le conseil sera plus efficace, pourvu que ses membres comprennent la part des responsabilités qui leur revient.

Principales fonctions de gestion et de direction

Le rôle le plus important du conseil est son mandat public. Le conseil d’un organisme sans but lucratif, constitué en société aux termes de la loi provinciale, est en effet tenu légalement et moralement de servir l’intérêt collectif. Pour ce faire, il doit notamment rendre des comptes aux fournisseurs de fonds, c’est-à-dire à une fondation, à un ministère ou à un autre organisme bénévole. La section intitulée Responsabilité juridique fournit plus de détails sur les devoirs moraux et légaux des conseils quant à leur mandat public.

L’extrait suivant est tiré de Gaining Momentum for Board Action, d’Arty Trost et de Judy Rauner : « En consentant à siéger à un conseil d’administration, vous acceptez d’aider à diriger l’organisme de votre mieux. Vous acceptez aussi d’apprendre à connaître l’organisme afin de pouvoir prendre les décisions judicieuses qui sont nécessaires pour l’administrer efficacement. Vous consentez donc à assumer certaines responsabilités courantes des conseils de direction. [traduction] »

Voici un aperçu des principales fonctions de gestion et de direction d’un conseil. Il importe de noter que, pour s’acquitter de ses diverses fonctions, le conseil devrait recruter des personnes qui possèdent les capacités et les connaissances nécessaires dans chacun des domaines suivants :

• planification et gestion des programmes;
• gestion des politiques;
• gestion des finances;
• gestion du personnel;
• relations publiques;
• résumé;
• évaluation du rôle du conseil (PDF) (en anglais seulement).

Ces sujets sont traités plus en détail dans les autres sections du guide.

Planification et gestion des programmes

Pour faire de la planification, il faut d’abord déterminer les buts et objectifs de l’organisme. Une responsabilité importante du conseil de direction est de définir l’orientation future de l’organisme. Qu’il s’agisse de la mission ou d’un des projets de l’organisme, la planification doit permettre de répondre à trois questions fondamentales :

• Où en sommes-nous maintenant?
• Où allons-nous?
• Comment y parviendrons-nous?

Un conseil doit :

• fixer des objectifs qui peuvent se traduire par des activités précises;
• déterminer les services et les programmes dont l’organisme a besoin pour atteindre ces objectifs;
• s’assurer que l’organisme dispose de ressources suffisantes pour mener à bien les activités prévues.

Souvent, la planification révèle que l’objectif convenu est bénéfique, mais que l’organisme n’a tout simplement pas les ressources humaines ou financières pour atteindre cet objectif. Dans de tels cas, le conseil doit obtenir des fonds supplémentaires ou modifier son plan.

Si le conseil ne planifie pas correctement, l’administration se fera au jour le jour et l’organisme n’aura pas de priorités claires pour ses programmes. Il n’aura probablement pas non plus de fonds suffisants. La planification est donc la pierre angulaire de tout organisme.

Sans planification, un organisme peut perdre son sens de direction et se contenter de réagir aux situations de crise. Dans les périodes d’incertitude, la planification est peut-être plus difficile, mais elle est encore plus essentielle.

Les valeurs et les convictions sont les forces motrices des organismes de services sociaux sans but lucratif. Ces organismes existent non pour faire des profits, mais pour accomplir une tâche utile au bon fonctionnement de la société. Pour entreprendre la planification, il faut bien comprendre la mission et la raison d’être de l’organisme. Il faut aussi faire preuve de détermination, mais sans oublier la situation financière de l’organisme.

Si l’élaboration des programmes exige la participation du personnel et du directeur général ou de la directrice générale, elle demeure néanmoins la responsabilité du conseil de direction. Assurer la gestion des programmes, c’est déterminer la répartition des ressources puis surveiller et évaluer les programmes et les services.

La section intitulée Planification et gestion des programmes fournit plus de détails sur cette question.

Gestion des politiques

Un organisme compte sur son conseil pour gérer ses politiques. Ceci comprend la conception, l’établissement, la mise en œuvre et l’évaluation de politiques écrites pour fournir au conseil et au personnel des autorisations et des directives claires dans le cadre de leur travail.

Les politiques sont les principes fondamentaux sur lesquels repose le fonctionnement de l’organisme. Elles devraient exprimer les orientations à long terme de l’organisme. Elles fournissent au conseil les directions pour déterminer l’ampleur des services offerts, la clientèle desservie ainsi que le personnel et les fonds nécessaires. Le conseil a aussi besoin de politiques pour savoir comment fonctionner.

Le conseil de direction est chargé de la gestion des politiques dans les domaines suivants :

• établissement et mise à jour de l’acte constitutif et des règlements administratifs de l’organisme;
• définition des rôles et des responsabilités des membres du conseil, des comités et du personnel;
• définition de l’organigramme et des rapports hiérarchiques;
• établissement des politiques concernant les finances, les programmes, la gestion du personnel, les relations publiques et la présentation des rapports;
• préparation et mise à jour du manuel des politiques.

Même si l’élaboration des politiques peut prendre beaucoup de temps, un document écrit donne à l’organisme la stabilité nécessaire pour prendre de l’expansion dans l’avenir. Des politiques écrites peuvent aussi être utiles à long terme, car elles permettent d’éviter de répéter les discussions sur les mêmes sujets ou problèmes.

La section intitulée Politiques et procédures traite plus en détail des fonctions des conseils par rapport à la gestion des politiques.

Gestion des finances

Le conseil est chargé d’administrer les affaires de l’organisme en assurant la gestion des finances. Lorsque le conseil établit ou approuve le budget, il autorise les dépenses et s’engage à obtenir les fonds nécessaires. L’ensemble du conseil est légalement responsable de la saine gestion financière de l’organisme. Par conséquent, il ne doit pas approuver un budget à moins que les dépenses ne correspondent aux fonds que l’organisme recevra ou produira.

Le conseil a besoin d’un système de rapports financiers qui lui donne, ainsi qu’aux fournisseurs de fonds, les renseignements nécessaires pour vérifier si les fonds sont employés dans l’intérêt de l’organisme. Avec un système efficace, le conseil devrait remarquer si les recettes prévues ne sont pas reçues ou si les dépenses sont supérieures aux prévisions.

La gestion des finances du conseil comprend l’établissement et le contrôle du budget, de même que la participation aux activités de collecte de fonds et la direction de ces activités. Ceci inclut également la gestion des actifs de l’organisme. Lorsqu’il s’occupe de la gestion des finances, le conseil doit garder en tête les points suivants :

• L’établissement ou l’approbation du budget signifie que le conseil autorise les dépenses prévues et s’engage à obtenir les fonds nécessaires.
• Le conseil doit recevoir et approuver les rapports financiers réguliers indiquant les montants courants et budgétisés.
• Le conseil est légalement responsable d’une saine administration financière. Dans certaines circonstances, chaque membre du conseil peut être tenu personnellement responsable.
• Chaque membre du conseil doit connaître la situation financière de l’organisme.
• L’organisme s’attend à ce que chaque membre du conseil participe à l’obtention des fonds nécessaires.

Une saine gestion des finances est essentielle pour assurer le succès et la crédibilité de l’organisme. La section intitulée Gestion des finances présente les principales étapes de la gestion financière et les responsabilités du conseil à cet égard.

Gestion du personnel

Le conseil doit adopter de saines politiques de gestion tant pour le personnel rémunéré que pour les bénévoles. Gérer le personnel signifie définir les rôles et les responsabilités des membres du conseil, du personnel et des bénévoles. Ceci inclut notamment le recrutement, la formation, l’évaluation et la révocation des membres du conseil. Ceci comprend aussi l’évaluation des membres de la haute direction par rapport à leur leadership et à leur efficacité. Voici quelques points à retenir au sujet des fonctions de gestion du personnel qui incombent à un conseil :

• Il faut des politiques pour clarifier les rôles, les fonctions et les responsabilités afin d’établir l’imputabilité des membres du conseil et du personnel.
• Le recrutement et le renouvellement du conseil devraient se faire de façon continue.
• Il incombe au conseil de recruter, de choisir, de superviser, d’évaluer et, au besoin, de remplacer le directeur général ou la directrice générale.
• Le conseil et le personnel ont besoin d’une évaluation officielle régulière.

Pour assurer la santé d’un organisme, il est essentiel que les membres du personnel et du conseil comprennent leurs rôles respectifs et l’importance de collaborer. Par conséquent, il importe pour le conseil de créer et de maintenir de bonnes relations avec le personnel.

Pour avoir plus de renseignements sur la gestion du personnel, consultez les chapitres suivants : Relations entre membres du conseil et du personnel; Relations entre membres du conseil et direction générale; et Renouvellement et orientation du conseil.

Relations publiques

Une autre des responsabilités importantes du conseil concerne l’image et l’identité de l’organisme dans la communauté. Chaque membre du conseil représente l’organisme et doit donc veiller à ce que la communauté en comprenne les valeurs et les visions.

La gestion de l’identité consiste à sensibiliser la communauté en représentant l’organisme auprès d’elle, mais aussi auprès du gouvernement, des corporations et des organismes de financement. Ceci comprend la présentation de rapports sur les programmes, les services et les futurs plans de l’organisme.

Pour créer une image publique positive et la conserver, il est essentiel d’accomplir les tâches relatives aux relations publiques suivantes :

• Élaborer une stratégie de communication pour tenir la communauté informée et conserver son appui.
• S’assurer que les personnes qui « raconteront votre histoire » joueront un rôle important dans la représentation de l’organisme.
• Établir un plan grâce auquel les membres du conseil obtiendront des fonds supplémentaires (activités de financement).

Pour assurer le succès des campagnes de financement, il faut constamment faire connaître l’organisme dans la communauté. Ceci permet d’informer les personnes qui ont besoin des services de l’organisme ou celles qui pourraient diriger ces personnes vers l’organisme.

Résumé

Voilà en quoi consiste un bon nombre des responsabilités des conseils de direction. Il importe de revoir celles-ci régulièrement pour s’assurer que l’organisme continue à poursuivre les objectifs. Notons encore une fois que les membres du conseil de direction sont responsables, collectivement et individuellement, des activités de l’organisme. Se contenter d’approuver les recommandations du directeur général ou de la directrice générale ne supprime pas la responsabilité à l’égard des décisions prises. S’il se produit des problèmes ou des pertes financières, le conseil devra rendre des comptes. Par conséquent, les membres doivent apporter autant de soin à l’administration des affaires de l’organisme qu’à celle de leurs propres affaires.