Acte constitutif et règlements administratifs

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Dans la présente section :

Rédaction des règlements administratifs
Fiche

L’acte constitutif et les règlements administratifs d’un organisme sont les documents qui le régissent. En d’autres termes, les règlements administratifs déterminent qui a le pouvoir et comment ce pouvoir est réparti. Ils fournissent à l’organisme la structure dont il a besoin pour administrer ses affaires. Ils aident aussi à prévenir les désaccords et les conflits. Voilà pourquoi le conseil doit s’assurer que les règlements administratifs soient à jour et pertinents pour répondre aux besoins de l’organisme. Pour ce faire, le conseil doit les réexaminer et les modifier régulièrement afin qu’ils reflètent l’évolution de l’organisme. En règle générale, un exemplaire des règlements administratifs doit accompagner toute demande de fonds.

La présente section offre des lignes directrices générales pour rédiger et revoir les règlements.

Rédaction des règlements administratifs

Si la taille de l’organisme le justifie, on peut désigner un comité pour rédiger des règlements administratifs brefs, simples et flexibles. Il faut en effet éviter des restrictions trop nombreuses qui pourraient paralyser l’organisme. Lorsque les règlements administratifs proposés sont prêts, tous les membres en reçoivent un exemplaire avec une convocation à une réunion où ils pourront en discuter et les adopter. Il importe que l’organisme obtienne des conseils juridiques avant de terminer la version définitive des règlements.

Au début de la discussion sur les règlements administratifs proposés, une motion pour les adopter en bloc peut être présentée et appuyée. En vertu de cette motion, les règlements administratifs sont étudiés article par article. Une période est accordée pour la discussion et pour la modification de chaque article avant de passer au prochain. Une fois que ce processus est terminé, la personne qui préside l’assemblée demande le vote pour faire adopter en bloc les règlements administratifs. Un vote majoritaire suffit pour cela. Toutefois, pour modifier les règlements administratifs après leur adoption, il faut habituellement le vote des deux tiers des membres.

Les règlements administratifs entrent en vigueur immédiatement après leur adoption. Si les membres désirent en retarder l’entrée en vigueur, ils doivent approuver la date par un vote majoritaire en même temps qu’ils adoptent les règlements administratifs. Cette date peut concerner un seul article, un chapitre ou l’ensemble des règlements administratifs. Une fois que les membres de l’organisme ont voté l’adoption d’un ensemble de règlements administratifs, l’organisme commence officiellement ses activités.

Une fois adoptés, les règlements administratifs ne peuvent être suspendus, même par un vote unanime. Chaque membre devrait en posséder un exemplaire. Il faut réserver chaque année une période pour revoir les règlements administratifs et les politiques de l’organisme.

Les règlements administratifs peuvent être modifiés conformément aux règles prévues à cet effet dans les règlements.
Voici en bref les points dont doivent traiter les règlements administratifs, comme l’explique le guide Understanding the Law: Beginning and Incorporating a Non-Profit Organization de l’Association d’éducation juridique communautaire (Manitoba) :

1. Membres

Les règlements doivent indiquer qui peut être membre de l’organisme, les conditions d’admission, les droits et les devoirs des membres ainsi que la cessation de la qualité de membre. Il n’y a aucune restriction quant au nombre ou aux catégories de membres (par exemple à part entière, associé et honoraire). Si l’organisme exige des droits, il convient de préciser les modalités de paiement et la méthode d’établissement du barème des droits.

2. Conseil d’administration

Les règlements doivent indiquer le nombre de membres du conseil, le mode de sélection, la durée du mandat, les modalités de révocation et le nombre de réunions réglementaires. Les postes spéciaux, comme ceux de secrétaire et de trésorier ou trésorière, devraient être décrits. Il est recommandé d’inclure une description des qualités nécessaires pour être membre du conseil. Toute personne de 18 ans et plus qui n’a pas le statut de failli peut siéger au conseil. Il est également recommandé que le mandat soit de plus d’un exercice pour que l’organisme puisse profiter de l’expérience acquise par les membres du conseil.

3. Exercice

Puisque l’assemblée générale annuelle a normalement lieu peu après la fin de l’exercice, l’organisme devrait choisir un exercice qui convienne à la plupart de ses membres. Signalons en passant que l’année financière du gouvernement se termine le 31 mars.

4. Réunions

Les règlements doivent renfermer des clauses précisant les modalités d’organisation de l’assemblée générale et le mois où elle aura lieu. Les membres de l’organisme doivent recevoir la convocation à cette assemblée au moins 21 jours avant la date fixée. Une clause devrait décrire la marche à suivre pour convoquer les assemblées extraordinaires et les réunions du conseil; il convient aussi de préciser le nombre de membres du conseil requis pour constituer le quorum. On entend par « quorum » le nombre minimum de membres du conseil qui doivent assister à une réunion pour que celle-ci soit réglementaire. Les membres du conseil doivent recevoir une convocation aux réunions.

5. Vote

Les règlements doivent contenir des clauses traitant du droit de vote et de la marche à suivre en cas d’égalité des voix lors d’un vote. À moins d’indication contraire dans les règlements administratifs, le vote se fait à main levée ou par scrutin secret.
Il faut aussi indiquer si le vote par procuration est autorisé, c’est-à-dire si une personne absente peut désigner quelqu’un pour voter à sa place.

6. Modifications des règlements

Il importe de prévoir des clauses indiquant la marche à suivre pour modifier les règlements administratifs, au besoin. À moins d’indication contraire, les membres du conseil peuvent modifier les règlements administratifs qui régissent l’administration de l’organisme.

 Les membres de l’organisme doivent ensuite adopter la modification par un vote d’au moins la majorité des voix (souvent, on précise qu’il faut les deux tiers des voix).

7. Tenue de livres

Les règlements doivent comporter des clauses au sujet de la rédaction et de la conservation des procès-verbaux. Ces procès-verbaux sont un livre des décisions prises lors des réunions. Les membres devraient aussi pouvoir consulter les registres financiers de l’organisme.

Fiche

By-Laws Checklist (PDF) (en anglais seulement)