Foire aux questions

J’ai déterminé que j’étais un fournisseur de services au sens de cette loi. Quand puis-je communiquer des renseignements personnels sur un enfant bénéficiaire ou sur ses parents ou tuteurs à un autre fournisseur de services ou à un dépositaire?
Vous pouvez communiquer des renseignements personnels sur un enfant bénéficiaire, ses parents ou ses tuteurs quand :
  • les renseignements personnels ont trait à un enfant bénéficiaire ou aux parents ou tuteurs de l’enfant bénéficiaire;
  • les renseignements personnels aideront à planifier ou à offrir des services ou des avantages à l’enfant bénéficiaire;
  • vous croyez raisonnablement que communiquer les renseignements personnels est dans l’intérêt supérieur de l'enfant bénéficiaire.
Les conditions ci-dessus doivent être satisfaites pour communiquer des renseignements personnels en vertu de la loi.
Comment puis-je savoir ce que veut dire l’intérêt supérieur de l'enfant bénéficiaire?
Aux termes de la loi, toute divulgation (communication) de renseignements doit considérer l’intérêt supérieur de l'enfant bénéficiaire. Comprendre comment déterminer l’intérêt supérieur de l'enfant bénéficiaire exige que vous utilisiez votre jugement professionnel pour examiner la situation en fonction du contexte et reconnaissiez que chaque situation est unique (différente). Bien que déterminer l’intérêt supérieur d’un enfant bénéficiaire dépende des circonstances de chaque enfant bénéficiaire, les questions qui suivent peuvent vous aider à faire une détermination raisonnable et objective.
  • Est-ce que la divulgation favorisera ou permettra l’offre de services ou d’avantages qui amélioreront la santé, la sécurité ou le bien-être mental, affectif, physique ou spirituel de l’enfant bénéficiaire?
  • Est-ce que la divulgation évitera la perturbation ou renforcera la stabilité de la vie de l’enfant bénéficiaire?
  • Est-ce que la divulgation préviendra ou réduira le risque de préjudice pour un enfant bénéficiaire?
  • Est-ce que la non-divulgation retardera l’offre de services ou d’avantages importants à l’enfant bénéficiaire?
  • Est-ce que la divulgation améliorera les services et avantages qui sont déjà fournis à l’enfant bénéficiaire?
Je suis sur le point de communiquer des renseignements personnels sur un enfant bénéficiaire à un autre fournisseur de services. À quoi devrais-je faire attention?
  • Vous devez communiquer le minimum de renseignements nécessaires pour planifier ou offrir des services ou des avantages à l’enfant bénéficiaire.
  • Vous devez prendre des mesures raisonnables pour vous assurer que les renseignements sont exacts et à jour.
  • Vous devez communiquer les renseignements pertinents sur les forces de l’enfant bénéficiaire et de ses parents ou tuteurs, si possible.
  • Vous devez vous assurer que vous n’êtes pas régi par une autre loi qui pourrait interdire la communication des renseignements personnels.
Pourquoi les enfants qui ont besoin d’un plan d’éducation personnalisé sont-ils considérés comme des enfants bénéficiaires, selon cette loi?
La Loi sur les écoles publiques exige qu’un processus d’établissement d’un plan d’éducation personnalisé soit entrepris quand une équipe scolaire détermine qu’un élève a des besoins d’apprentissage exceptionnels nécessitant l’obtention de résultats particuliers à l’élève qui s’ajoutent aux résultats prescrits par le programme d’études, qui en diffèrent ou qui les excèdent. Les écoles sont responsables de veiller à ce que les parents soient informés du progrès de l’élève au moyen des rapports réguliers envoyés pendant l’année scolaire ou plus fréquemment si l’on estime que des changements au programme s’imposent. Les écoles sont aussi responsables de faire participer les parents, les tuteurs et l’élève (quand cela convient), de même que les enseignants et d’autres professionnels, à l’établissement, la mise en œuvre, la surveillance et l’évaluation du plan d’éducation personnalisé (PEP) de l’élève.

Les enfants qui ont un PEP sont compris dans la loi afin de permettre aux fournisseurs de services et aux dépositaires au sens de la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) de recueillir, utiliser et échanger des renseignements personnels avec d’autres fournisseurs de services et de mettre les enfants (élèves) en contact avec des services et soutiens à l’extérieur du système scolaire. Les renseignements sur un enfant qui a un PEP ou sur ses parents ou tuteurs peuvent seulement être communiqués si le fournisseur de services (p. ex. membre d’une équipe scolaire ou administrateur d’une division scolaire) croit que la divulgation est dans l’intérêt supérieur de l’enfant bénéficiaire.
Je suis un fournisseur de services. Suis-je obligé de communiquer des renseignements personnels sur un enfant bénéficiaire si un autre fournisseur de services me le demande?
C’est à vous, en tant que personne qui détient (qui a) les renseignements personnels, de déterminer s’il convient de les communiquer. Un consensus entre fournisseurs de services et dépositaires n’est pas exigé. Vous devez toutefois vous rappeler que pour pouvoir communiquer des renseignements personnels, ils doivent avoir trait à un enfant bénéficiaire ou aux parents ou tuteurs d’un enfant bénéficiaire. Les renseignements doivent seulement être communiqués en vue de planifier ou d’offrir des services ou des avantages à l’enfant bénéficiaire et vous devez croire raisonnablement que communiquer les renseignements est dans l’intérêt supérieur de l’enfant bénéficiaire.
Je suis un fournisseur de services et dans mon organisme, la pratique actuelle est d’obtenir le consentement du client avant de communiquer des renseignements personnels qui le concernent à un autre fournisseur de services. Devrais-je continuer de le faire maintenant que cette loi est en place (en vigueur)?

Cette loi vous permet de communiquer des renseignements personnels sur les enfants bénéficiaires et sur leurs parents ou tuteurs sans leur consentement. L’échange de renseignements au moment opportun entre fournisseurs de services peut jouer un rôle crucial dans la protection des enfants à risque et l’amélioration de leur bien-être.

Bien que le consentement ne soit pas exigé avant de communiquer des renseignements personnels, la pratique exemplaire est d’informer les parents, les tuteurs et les enfants bénéficiaires de plus de 12 ans du fait que vous avez l’autorité légale (la capacité) de communiquer des renseignements personnels à d’autres fournisseurs de services et à des dépositaires. Si possible, vous devriez le faire avant de recueillir les renseignements personnels. Pour avoir de l’aide à cet égard, veuillez consulter le guide de notification.

Il est important de noter que chaque cas est différent. Vous devez vous demander s’il est raisonnable d’informer l’enfant, les parents ou le tuteur, selon le cas.
Finalement, avant de communiquer des renseignements personnels sur un enfant aux parents ou tuteurs de l’enfant, vous devez vous assurer que vous avez l’autorité légale de communiquer ces renseignements en vertu d’une autre loi manitobaine ou fédérale, notamment la Loi sur les renseignements médicaux personnels ou la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).
J’ai communiqué des renseignements personnels sur le parent d’un enfant bénéficiaire à un autre fournisseur de services. Devrais-je en informer le parent?
C’est à vous de déterminer, en tant que fournisseur de services, s’il convient et si c'est dans l’intérêt supérieur de l'enfant bénéficiaire de dire au parent que vous avez communiqué des renseignements personnels qui le concernent. Dans la plupart des circonstances, la pratique exemplaire est de travailler avec les parents, les tuteurs et l’enfant bénéficiaire et de les informer de la communication des renseignements. Dans l’idéal, votre organisme (employeur) aura établi ou établira des politiques qui vous guideront à cet égard.
Je suis un dépositaire au sens de la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP). À qui puis-je divulguer des renseignements?
En vertu de la loi, vous pouvez communiquer des renseignements médicaux personnels sur un enfant bénéficiaire à un autre dépositaire ou à un fournisseur de services. Cependant, si vous n’êtes pas un fournisseur de services au sens de la loi, vous ne pouvez pas communiquer des renseignements médicaux personnels sur les parents ou tuteurs d’un enfant bénéficiaire à des fournisseurs de services ou à d’autres dépositaires. En tant que dépositaire, vous devriez vous familiariser avec les autres lois qui s’appliquent à vous et déterminer quelle loi a préséance (priorité) dans chaque situation. Pour avoir plus d’information sur les dépositaires et leur capacité de communiquer des renseignements, voir : Fournisseurs de services et dépositaires
Je suis directeur d’un organisme et un membre de mon personnel a communiqué des renseignements personnels sur un enfant bénéficiaire à un employé (fournisseur de services) d'un autre organisme. Le parent de l’enfant bénéficiaire pense que cela a été fait d’une manière incorrecte et contraire à l’éthique. Comment ce parent peut-il exprimer ses inquiétudes?
Si les parents, les tuteurs ou les enfants bénéficiaires estiment qu’un fournisseur de services a communiqué des renseignements personnels à tort, ils ont différentes options pour porter plainte. Ils peuvent adresser leurs inquiétudes :
  • au superviseur ou au directeur du fournisseur de services;
  • au ministère ou à l’organisme gouvernemental qui est responsable d’attribuer une licence au lieu de travail du fournisseur de services, le cas échéant (p. ex. les offices de services à l'enfant et à la famille attribuent les licences aux familles d’accueil);
  • au Bureau du protecteur des enfants;
  • à l’organisme qui est responsable de réglementer la profession du fournisseur de services, le cas échéant (p. ex. l’Ordre des travailleurs sociaux du Manitoba ou l’Ordre des infirmières et des infirmiers du Manitoba);
  • à l’ombudsman du Manitoba, si le fournisseur de services qui a communiqué les renseignements personnels est tenu de se conformer à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) ou à la Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP).
Puis-je communiquer des renseignements personnels concernant un enfant qui reçoit des services financés ou fournis par le gouvernement fédéral (p. ex., certains services dans les réserves)?
La loi permet la communication de renseignements pour planifier ou offrir des services ou des avantages qui sont fournis par le gouvernement provincial ou en son nom. En tant que loi provinciale, la loi ne s’applique pas aux services qui sont financés ou fournis par le gouvernement fédéral (p. ex., les postes infirmiers dans les réserves). Cela signifie qu’en vertu de cette loi, les renseignements personnels concernant les enfants ne peuvent pas être divulgués aux fins de la planification ou de la prestation de services financés par le gouvernement fédéral. De plus, la loi n’autorise pas la divulgation de renseignements personnels concernant les enfants par le gouvernement fédéral. Toutefois, la loi autorise les fournisseurs de services et les dépositaires à communiquer des renseignements concernant les enfants qui répondent à la définition d’« enfant bénéficiaire » en vertu de la loi, que ces enfants vivent dans les réserves ou à l’extérieur de celles-ci.
J’ai communiqué des renseignements personnels sur un enfant bénéficiaire à un autre fournisseur de services. Devrais-je conserver un dossier ou des notes?
La loi n’exige pas qu’un dossier soit créé quand vous communiquez ou recevez des renseignements personnels. Ceci dit, si vous créez ou recevez un dossier (p. ex. des notes sur le cas), vous devez protéger ces renseignements contre tout accès, utilisation, divulgation ou destruction non autorisés (p. ex. conserver le dossier dans un classeur fermé à clé quand vous ne vous en servez pas). En outre, quand le dossier n’est plus requis, vous devez le détruire d’une manière qui protège la vie privée de la ou des personnes visées par les renseignements personnels.
Si vous êtes un dépositaire ou un fournisseur de services tenu de vous conformer à une autre loi qui a des obligations plus détaillées sur la tenue de dossiers (p. ex. la Loi sur les services à l’enfant et à la famille ou la Loi sur les renseignements médicaux personnels), cette autre loi prévaut.
La définition de renseignements personnels comprend l’avis et les opinions des fournisseurs de services sur les enfants bénéficiaires et sur leurs parents ou tuteurs. Cette loi ne crée-t-elle pas la capacité de propager des faux renseignements ou des rumeurs?
Les renseignements personnels peuvent seulement être communiqués à d’autres fournisseurs de services ou à des dépositaires. Quand vous échangez des renseignements personnels, vous devez évaluer les avis et opinions en fonction de la situation. Par exemple, si vous êtes parent nourricier (donc un fournisseur de services), il est approprié pour vous de dire à un médecin que vous pensez que l’enfant souffre du trouble de stress post-traumatique, surtout si exprimer cet avis (cette opinion) peut aider à orienter l’examen médical ou le traitement de l’enfant.
Pour communiquer des renseignements, vous devez croire que la divulgation est dans l’intérêt supérieur de l’enfant bénéficiaire. En outre, vous devez veiller à ce que les renseignements que vous communiquez soient exacts et ne soient pas trompeurs.