1.2.1 Participation à la collectivité

La présente section porte sur la participation de l’office à la collectivité par le biais d’une collaboration avec d’autres systèmes de services à la personne, ainsi que la participation de la collectivité aux activités de l’office. La section s’applique principalement aux offices autorisés de services à l’enfant et à la famille et, en ce qui concerne l’utilisation de bénévoles, aux agences d’adoption autorisées.

• Dispositions législatives

  Loi sur l’adoption

  Loi sur les services à l’enfant et à la famille

  La déclaration des principes de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille indique, entre autres, que les collectivités sont chargées de défendre l’intérêt supérieur des enfants et des familles, et qu’elles ont le droit de participer aux services offerts à leurs familles et à leurs enfants.

  Conformément au paragraphe 7(1) l’office de services à l’enfant et à la famille est tenu de collaborer avec d’autres systèmes de services à la personne dans le but de résoudre certains problèmes de la société ou de la collectivité.

  L’article 11 prévoit l’aide aux groupes communautaires et la participation des bénévoles aux activités de l’office.

  L’article 3 du Règlement sur les services à l’enfant et à la famille établit les exigences en ce qui concerne le relevé des mauvais traitements, le relevé des antécédents judiciaires et le relevé des contacts antérieurs. Ces exigences concernent toute personne qui fournit un travail ou des services à un office, à titre d’employé, de bénévole, d’étudiant stagiaire ou autre.

• Politiques

  La participation à la collectivité s’entend des activités de l’office avec d’autres systèmes de services à la personne et la participation de la collectivité aux activités de l’office.

  Il est important de souligner que la responsabilité législative quant aux services prévus par la Loi incombe à l’office et que celui-ci ne peut ni la déléguer ni l’attribuer à un comité ou à un bénévole.

• Normes

  Les normes de cette section sont groupées sous les titres suivants :

  Développement communautaire – Politiques et pratiques relatives à la détermination des besoins de services, à la collaboration avec d’autres systèmes de services à la personne et à la participation de la collectivité aux activités de l’office.

  Comités communautaires – Comités établis par un office dans le but de soutenir ses activités.

  Utilisation de bénévoles – Recrutement, formation et emploi de personnes travaillant bénévolement pour un office.

  Développement communautaire

  1. Politiques de développement communautaire – Un office a des politiques écrites relatives à la satisfaction des besoins de la collectivité, à la collaboration avec d’autres services à la personne et à la participation de la collectivité aux activités de l’office. Les politiques comprennent des exigences concernant les profils et les inventaires des collectivités, ainsi que la planification des services et le développement des ressources. Elles peuvent être élaborées sous la direction de la régie d’autorisation de l’office ou en collaboration avec elle. Elles peuvent aussi inclure des politiques et des normes adaptées à la culture.
  2. Profils des collectivités – Un office conserve des profils à jour sur les collectivités à qui il offre des services. Les profils incluent les caractéristiques, les besoins et les problèmes de la collectivité qui ont des répercussions négatives sur la capacité des familles à prendre soin convenablement de leurs enfants. Les profils sont communiqués au moins une fois par année aux membres du personnel et du conseil de l’office, ainsi qu’avec sa régie d’autorisation.
  3. Inventaires communautaires – Un office établit des inventaires des autres services et ressources communautaires essentiels à la prestation des services de l’office aux familles dans une collectivité. Les inventaires dressent une liste des personnes, des groupes et des organismes qui peuvent aider à satisfaire les besoins des familles. Ils incluent les noms, les adresses, les numéros de téléphone et une brève description des services fournis et sont facilement accessibles aux travailleurs et aux superviseurs des offices. Un office peut dresser des inventaires en collaboration avec sa régie d’autorisation, d’autres offices et régies de services à l’enfant et à la famille, et d’autres organismes de services à la personne.
  4. Planification et développement des collectivités et des ressources  – Les processus et les activités de planification des offices comprennent une composante de développement communautaire, y compris :
  • la participation de la collectivité à la détermination et l’articulation des besoins et des problèmes communautaires;
  • les stratégies pour satisfaire les besoins de la collectivité, notamment en matière d’initiatives des offices, de défense des intérêts et de collaboration avec les autres services à la personne, ainsi que de participation des groupes communautaires;
  • les répercussions sur la planification de l’organisation et des ressources humaines;
  • les attentes et les mécanismes concernant la communication des activités et des résultats.

  Comités communautaires

  5. Établissement des comités communautaires – Aucun comité communautaire n’est autorisé à accomplir ses fonctions ni à participer autrement aux activités d’un office sans l’autorisation écrite de la régie d’autorisation de l’office. Le conseil de l’office peut approuver la création d’un comité ou déléguer ce pouvoir au directeur général ou au directeur régional.
  6. Mandat du comité – Le comité communautaire d’un office doit avoir un mandat écrit incluant les éléments suivants :
  • le nom, l’adresse ou l’emplacement, ainsi que la région, la collectivité ou le quartier visé;
  • le but et les objectifs du comité;
  • les rôles et les responsabilités applicables, dont :
  • l’obligation de rendre compte à la direction de l’office et, s’il y a lieu, au conseil;
  • les responsabilités quant à la détermination et la communication des préoccupations relatives aux besoins, aux problèmes et aux enjeux de la collectivité;
  • la recommandation de stratégies et de politiques visant à traiter des besoins, des problèmes et des enjeux de la collectivité;
  • la participation aux activités de planification de l’office;
  • la participation à la planification et à l’évaluation des cas;
  • les limites juridiques et autres qui se rapportent à des questions comme la participation à des cas, les conflits d’intérêts, la confidentialité et l’accès à l’information;
  • l’adhésion (par exemple, les personnes admissibles, les conditions d’admission, les droits et obligations, la cessation de l’adhésion);
  • la composition et la structure du comité (par exemple, les postes administratifs, la durée du mandat, la révocation);
  • les réunions (par exemple, le type de réunions et leur fréquence, le type de prise de décisions, les procès-verbaux et les documents);
  • la gestion financière (par exemple, l’exercice s’il y a lieu, le budget, les signataires autorisés, les dépenses, la comptabilité et la vérification, les dépenses hors budget).
  7. Participation à la planification et l’évaluation des cas – Lorsque le rôle d’un comité inclut la participation à la planification et à l’évaluation des cas, le mandat comprend un énoncé selon lequel le comité n’a pas l’autorisation de prendre de décisions au sujet des cas. Selon l’énoncé, le rôle du comité doit se limiter à donner des conseils et à formuler des recommandations au sujet des cas.
  8. 8. Dossiers de l’office sur les comités communautaires – L’office dresse une liste des comités communautaires proposés, approuvés et dissous. Cette liste est mise à jour au moins une fois tous les six mois et chaque fois que la situation du comité change. Le dossier contient également :
  • toute proposition reçue d’un groupe communautaire, un résumé des activités de l’office avec le groupe communautaire et toute correspondance ou autre type de communications;
  • le mandat approuvé d’un comité;
  • une liste à jour des membres issus de la collectivité;
  • la date à laquelle un comité a cessé d’être en vigueur et la raison de la cessation.
  9. Dossiers sur les membres du comité communautaire – Lorsque le rôle du comité inclut la participation à la planification et à l’évaluation des cas, l’office tient également un dossier pour chaque membre du comité comprenant :
  • les renseignements permettant d’identifier les membres;
  • les résultats du relevé des mauvais traitements, du relevé des antécédents judiciaires et, lorsqu’un règlement le prescrit, du relevé des contacts antérieurs;
  • les entrevues de recrutement et les évaluations de présélection;
  • les raisons pour lesquelles une personne a cessé d’être membre.

  Utilisation de bénévoles

  10. Gestion du programme des bénévoles – L’office confie la gestion et la coordination de son programme des bénévoles à une ou plusieurs personnes désignées à titre de coordonnateur ou de superviseur des bénévoles.
  11. Recrutement et présélection des bénévoles – Agency practices for recruiting and selecting volunteers, including persons volunteering for work on an agency committee, include:
  • le recensement et la promotion du travail bénévole offert par l’office par des méthodes appropriées;
  • la présélection de chaque bénévole, y compris un relevé des mauvais traitements, un relevé des antécédents judiciaires et, lorsqu’un règlement le prescrit, un relevé des contacts antérieurs, ainsi que des lettres de référence de trois personnes qui ne sont pas les parents, le tuteur, le conjoint, le partenaire, un frère, une sœur ni un enfant du bénévole;
  • une entrevue de recrutement avec chaque bénévole pour évaluer ses points forts et ses intérêts afin de choisir les personnes appropriées pour le travail en question et d’orienter les bénévoles vers d’autres voies, au besoin;
  • une description écrite des rôles et des responsabilités de chaque bénévole, dont la nature du travail, le temps requis, les compétences exigées, l’orientation ou la formation requise, la supervision nécessaire et la documentation exigée de chacun d’entre eux.

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