Politiques et procédures

Dans la présente section :

Politiques d’encadrement
Politiques de gestion interne
Politiques d’administration
Manuel des politiques
Procédures
Résumé
Fiches

L’établissement des politiques est une des fonctions importantes du conseil. Les politiques lui donnent en effet des directives qui le guident dans la prise de décisions.

Le conseil de direction est habilité par la loi à élaborer des politiques; il a en outre le devoir de veiller à ce qu’elles soient respectées et d’approuver toute exception importante. Le personnel de l’organisme doit se conformer aux politiques du conseil.

Les politiques fournissent des directives quant aux actions futures. Elles devraient donc être formulées en termes généraux et exprimer l’intention et l’orientation souhaitées. Elles précisent ce que le conseil espère accomplir avec le temps et comment il souhaite que l’organisme agisse.

Beaucoup de gens ont du mal à faire la différence entre les politiques et les procédures. Les procédures sont des énoncés qui décrivent en détail les mesures précises à prendre pour mettre les politiques à exécution.

Voici un exemple qui illustre comment une procédure découle d’une politique et comment elle peut changer alors que la politique demeure stable. (Adapté du Guide to Policy Development distribué par la Division du développement des loisirs relevant du ministère des Parcs et des Loisirs de l’Alberta.)
Politique : (2-B-8) Dans la mesure où le conseil croit que la communauté devrait connaître les services de soutien existants pour les victimes de violence familiale, le conseil doit s’efforcer de maintenir un programme d’information du public.
Procédure : Le secrétaire du conseil doit préparer chaque mois une chronique d’information qui sera publiée dans le Red River City Herald aux fins exposées dans la politique 2-B-8.

Supposons maintenant que le Red River City Herald ferme ses portes. La politique demeure inchangée, puisque le conseil croit encore à la nécessité d’informer le public. La procédure pourrait alors être modifiée comme suit :
Procédure : Le secrétaire prépare chaque mois un bulletin d’information avec l’aide du conseil aux fins exposées dans la politique 2-B-8. Ce bulletin sera distribué avec les envois de l’hôtel de ville (par exemple les factures des services publics).

Lorsqu’il élabore les procédures, le personnel interprète les politiques. Le conseil étudie attentivement les procédures pour s’assurer qu’elles reflètent correctement les politiques. Dans les pages qui suivent, nous examinons plus en détail les politiques et les procédures.

1. Qu’entend-on par politiques?

L’acte constitutif et les règlements d’un organisme sont les documents fondamentaux qui exposent les politiques régissant son fonctionnement. Les décisions courantes prises par le conseil font aussi partie des politiques.
Les politiques déterminent le cadre que doivent respecter le conseil, les comités, le personnel et les bénévoles dans leur travail.
Les politiques expriment et précisent la raison d’être de l’organisme.
Les politiques fournissent des renseignements sur les décisions antérieures qui fondent les décisions actuelles et futures.

2. Comment sait-on qu’une politique est nécessaire?

Une politique peut reposer sur un besoin constaté par le conseil, par un comité, par le personnel ou par les membres.
Une politique peut répondre à des facteurs externes tels que des modifications survenues dans le milieu ou la communauté.
Une évaluation du fonctionnement de l’organisme peut révéler le besoin d’adopter une nouvelle politique ou de modifier une politique existante.
Il peut s’avérer nécessaire d’écrire une politique pour rendre officielle une pratique courante de l’organisme.
Les bailleurs de fonds peuvent demander à l’organisme d’adapter une politique précise ou d’en élaborer une dans un domaine particulier. (Ainsi, les gouvernements peuvent vouloir s’assurer que les politiques de l’organisme s’harmonisent avec celles que les contribuables attendent d’eux, par exemple pour l’équité en matière d’emploi, la liberté d’accès à l’information, le signalement des cas d’agression ou la participation de la communauté.)

3. Comment élabore-t-on des politiques?

Un membre d’un comité ou du conseil peut rédiger des recommandations par rapport à une certaine politique, puis les soumettre à l’approbation du conseil.
Le conseil peut confier à un comité ou au personnel la tâche de rédiger des recommandations en vue de l’établissement de politiques.
Le personnel peut rédiger des politiques d’après les recommandations du conseil ou d’un comité.
Les recommandations relatives aux politiques devraient être soumises au conseil sous forme de motion ou de résolution pour que celui-ci les approuve.
Les motions approuvées sont consignées dans le procès-verbal, puis sont intégrées à l’ensemble des politiques de l’organisme qui régissent les décisions et les mesures à prendre.

4. Comment transforme-t-on des politiques en procédures?

Les politiques adoptées constituent le cadre qui détermine la façon dont l’organisme s’acquitte de ses tâches. Les procédures sont les étapes à suivre et les mesures à prendre pour mettre à exécution les politiques.
Les politiques et les procédures devraient être inscrites dans un manuel afin que les membres du conseil et des comités ainsi que les bénévoles puissent les consulter facilement.
Les politiques et les procédures devraient régulièrement faire l’objet d’un examen et subir des modifications, au besoin. Les modifications devraient être faites au moyen de motions du conseil et, s’il y a lieu, les procédures devraient également être changées lorsque les politiques changent.

Il importe de rappeler le processus d’élaboration des politiques. D’abord, ce rôle revient au conseil. Seul le conseil a l’autorité nécessaire pour approuver des politiques lors d’une réunion réglementaire. Les membres du conseil participent collectivement à l’élaboration des politiques; ils représentent alors l’ensemble de l’organisme et de la communauté, et non leur point de vue personnel.

Même si le conseil peut seul établir les politiques, il peut recevoir des propositions des membres du conseil, des comités, du personnel ou même de l’organisme. Il peut demander aux comités ou au personnel de passer en revue les politiques ou de rédiger en son nom des recommandations relativement à une nouvelle politique. Le directeur général ou la directrice générale joue souvent un rôle central dans l’élaboration des politiques. Sur demande du conseil, le ou la DG évalue le fonctionnement de l’organisme d’après les nouvelles politiques; il ou elle rédige ensuite des procédures pour les politiques que le conseil ou ses comités sont en train d’élaborer. La participation du ou de la DG dépend de la structure de l’organisme.

Pour assurer la gestion des politiques, le conseil doit veiller à ce que l’organisme ait trois types de politiques.

Les politiques d’encadrement
- Précisent les convictions et la mission de l’organisme.
- Comprennent les buts et objectifs de l’organisme.
- Sont normalement élaborées par le conseil.
Les politiques de gestion interne
- Établissent les principes et les règles de l’organisme.
- Comprennent l’acte constitutif, les règlements, la structure organisationnelle, les rôles, les fonctions et les responsabilités de toutes les personnes faisant partie de l’organisme.
- Sont généralement élaborées par le conseil (ou un comité du conseil) avec l’aide du personnel de direction.
Les politiques d’administration
- Définissent le cadre pour l’élaboration des procédures de gestion et d’administration des programmes, du personnel et des finances de l’organisme. Elles décrivent comment l’organisme compte gérer ses affaires quotidiennes.
- Offrent des lignes de conduite aux membres des comités et du personnel.
- Sont généralement élaborées par des comités du conseil avec l’aide de membres concernés du personnel.

Puisque la gestion des politiques est un élément critique des responsabilités des membres du conseil, il importe de voir plus en détail les divers types de politiques.

Politiques d’encadrement

Les politiques d’encadrement définissent la nature de l’organisme et sa raison d’être. Elles fournissent une indication des réalisations souhaitées. Si elles sont clairement formulées, ces politiques permettent de s’assurer que les efforts de l’organisme vont dans la bonne direction et que ses intentions primordiales deviennent réalité.

La section du manuel qui renferme les politiques d’encadrement devrait inclure les énoncés de conviction et de mission.

Énoncé de conviction

Cet énoncé est la première politique qui figure dans la section des politiques d’encadrement. Cet énoncé exprime tout simplement les principales valeurs de l’organisme; il décrit le problème, le besoin ou le sujet de préoccupation qui fait l’objet de l’incorporation de l’organisme; il expose les convictions de l’organisme quant aux causes profondes du problème, du besoin ou du sujet de préoccupation.

Énoncé de mission

Cet énoncé est la deuxième des politiques d’encadrement. Il définit la raison d’être de l’organisme en précisant la solution à long terme qu’a trouvée celui-ci pour régler le problème ou pour répondre au besoin ou au sujet de préoccupation mentionné dans l’énoncé de conviction.

Lorsque l’organisme rédige l’énoncé de mission, il détermine l’orientation de son travail et le moyen de mesurer ses progrès.

Il s’agit aussi du point de départ pour les politiques et les programmes. Lorsqu’il envisage de créer un programme ou d’adopter une politique, le conseil vérifie en effet s’ils sont conformes à la mission en se demandant : « Est-ce que ceci correspond à la mission? et « Ceci aidera-t-il à réaliser la mission? ».

L’énoncé de mission est traité plus en détail dans le chapitre Planification et gestion des programmes.
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Politiques de gestion interne

Les politiques de gestion interne décrivent la manière dont le conseil gère l’organisme et organise son travail. Elles devraient exposer clairement les rôles, les fonctions et les responsabilités du conseil, des comités permanents et du personnel de direction. La structure organisationnelle et les rapports hiérarchiques devraient aussi y figurer. Les politiques de gestion interne devraient également expliquer le processus que doit suivre le conseil pour élaborer des politiques.

Acte constitutif et règlements

L’acte constitutif fixe les principes généraux du mandat de confiance qui fonde l’autorité légale de l’organisme. Il indique le nom de l’organisme, l’endroit de son siège social et ses objectifs. Les principaux règlements accompagnent l’acte constitutif. Le chapitre intitulé Acte constitutif et règlements décrit en détail les clauses que doivent renfermer les règlements d’un organisme.

Énoncés de clarification des rôles

Ces énoncés apportent des réponses aux questions suivantes :

« Quelles personnes participent à l’organisme? »
« Que font ces personnes? »

Les énoncés sur le style de gestion et les énoncés de clarification des rôles sont étroitement liés. Les premiers précisent la structure de l’organisme, tandis que les seconds définissent les rôles des membres du conseil, des comités et du personnel (par exemple, le directeur général ou la directrice générale).

Énoncés sur le style de gestion

Ces énoncés apportent des réponses aux questions suivantes :

« Comment le conseil organisera-t-il et dirigera-t-il le travail de l’organisme? »
« Quel genre de système et de structure de comités sera utilisé pour ce faire? »

Le style de gestion est une question tellement vaste qu’il faudra peut-être plusieurs mois avant de finir de rédiger ces énoncés.

Politique relative à l’élaboration des politiques

Cette politique apporte des réponses à la question suivante :

« Quel processus, quelle formule et quelle procédure le conseil, ses comités et son personnel utiliseront-ils pour élaborer, approuver et rédiger les politiques? »

La politique relative à l’élaboration des politiques doit préciser en vertu de quelles convictions et de quelles conditions les politiques seront rédigées. Elle doit aussi fournir des directives explicites quant au processus d’élaboration des politiques.
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Politiques d’administration

Les politiques d’administration sont des énoncés qui exposent les activités quotidiennes prévues pour assurer le fonctionnement de l’organisme. Elles établissent le cadre que doivent respecter les membres de l’organisme dans leur travail.

Alors que les politiques d’encadrement expliquent la raison d’être de l’organisme et que les politiques de gestion interne décrivent surtout les rôles des membres et leurs rapports, les politiques d’administration traitent de la façon dont le conseil s’acquittera de ses fonctions. Elles constituent généralement la majeure partie du manuel des politiques et comprennent normalement des énoncés sur les points suivants :

l’administration et le fonctionnement;
les programmes;
la gestion du personnel;
les finances.

Voici à quoi servent des politiques d’administration efficaces et bien conçues :

Elles expliquent la raison d’être de l’organisme ainsi que les convictions et les valeurs sur lesquelles il se fonde. En effet, lorsque l’intention d’une politique est bien comprise, il est plus facile d’obtenir de l’appui pour la faire appliquer.
Elles laissent une marge de manœuvre. Pour réagir aux conditions externes ou internes, il faut en effet une certaine souplesse. Des politiques rigides n’offriront peut-être pas la meilleure solution.
Elles fournissent des indications quant à la manière d’interpréter l’intention des politiques lorsque le conseil doit déterminer l’action nécessaire. Ces indications rendent les politiques plus utiles, car elles permettent d’adapter celles-ci en fonction des circonstances.
Elles prévoient un mécanisme d’évaluation, ce qui permet de les garder à jour et utiles.
Elles sont rédigées dans les termes les plus simples possible. Comme elles sont faites pour être utilisées, elles doivent pouvoir être lues et comprises rapidement.
Elles devraient être conformes aux politiques proposées ou observées par les bailleurs de fonds.

Politiques générales d’administration et de fonctionnement

Les politiques en question traitent des activités quotidiennes d’administration et de fonctionnement de l’organisme. À titre d’exemple, la politique sur le signalement des accidents s’applique à toutes les personnes qui font partie de l’organisme. Il est essentiel que le conseil veille à fournir des directives à ce sujet. Si elle est observée, une telle politique aidera à assurer une intervention adéquate en cas d’accident. Elle permettra aussi de prendre des mesures appropriées pour empêcher un accident semblable de se reproduire. Les politiques générales d’administration et de fonctionnement devraient exprimer clairement les exigences en matière de présentation de rapports et la marche à suivre préférée par l’organisme.

Politiques relatives aux programmes

La gestion de tout programme soulève de grandes questions telles que « Comment se fera la planification et la mise en œuvre? » et « Qui s’en occupera? ». Il faut aussi répondre à d’autres questions plus précises par rapport à des programmes particuliers : « Qui est admissible au programme? », « Comment les personnes admissibles seront-elles choisies? », « Quel montant sera exigé pour les frais de participation? » et « Où et quand le programme sera-t-il offert? ».
Les politiques relatives aux programmes répondent a priori à ces questions, ce qui facilite la mise en œuvre.

La section du manuel des politiques qui porte sur les programmes comprend une série d’énoncés pour chaque programme de l’organisme (par exemple, un énoncé sur la planification du programme ou sur l’admissibilité aux services).

Politiques relatives à la gestion du personnel

Trop souvent, les conseils négligent leurs devoirs par rapport à la gestion du personnel, parce qu’ils omettent d’élaborer des politiques à cet égard. Il en résulte un manque de continuité dans la gestion et l’administration du personnel. Il faut rédiger des politiques qui traitent des points suivants :

classification des emplois et mécanismes d’évaluation;
salaires, avantages sociaux et régime de retraite;
recours aux bénévoles;
recrutement, évaluation et congédiement du personnel;
sélection, formation et évaluation des membres du conseil;
conditions générales d’adhésion;
confidentialité et conflits d’intérêts.

Les politiques relatives à la gestion du personnel permettent aux membres du conseil et du personnel de comprendre leurs rôles respectifs. Elles aident à éviter les risques de décisions ponctuelles incohérentes de la part du conseil ou du personnel.

Politiques relatives aux finances

La gestion financière pose souvent des problèmes aux conseils. Les membres des conseils qui ont une expérience limitée à cet égard peuvent craindre d’avoir à établir des budgets et à maîtriser les dépenses. Ceci peut être aggravé par le fait que, de plus en plus, les conseils sont tenus légalement responsables de la bonne ou mauvaise gestion des fonds des organismes.

La gestion financière assure la continuité de l’organisme. Pour s’acquitter de sa responsabilité à cet égard, le conseil doit :

déterminer le processus budgétaire et le système de rapports financiers;
établir les politiques et les procédures en matière de contrats;
planifier et revoir le budget;
surveiller et approuver les dépenses;
gérer les actifs matériels et financiers de l’organisme;
superviser les activités de collecte de fonds.

La section du manuel des politiques qui traite de la gestion financière comprend généralement des énoncés sur les questions suivantes :

mise en valeur des ressources;
affectation des ressources;
gestion des ressources.

La mise en valeur des ressources comprend les procédures et les politiques qu’adopte le conseil afin d’obtenir les fonds dont a besoin l’organisme. Pour être efficace, la collecte de fonds doit faire partie d’un plan soigneusement établi qui précise où les fonds seront sollicités, qui s’occupera de les solliciter, quelles méthodes seront utilisées pour ce faire et comment sera évalué le succès de la collecte de fonds.

La mise en valeur des ressources exige la préparation d’un budget annuel des recettes. Ce budget indiquant toutes les sources de fonds prévues est dressé durant le processus budgétaire global. Le budget annuel des recettes permet aux membres du conseil de prévoir le manque de fonds avant que ceci ne provoque des problèmes majeurs.

L’affectation des ressources comprend les procédures et les politiques qui décrivent comment le conseil attribuera les fonds aux programmes, aux comités et à l’administration de l’organisme. La principale responsabilité du conseil consiste à préparer le budget annuel et à établir des politiques relativement aux dépenses. Il doit notamment élaborer des politiques et des procédures pour les contrats de services. Les politiques relatives à l’affectation des ressources doivent répondre à des questions telles que « Comment l’organisme décidera-t-il de dépenser l’argent pour les programmes? », « Combien d’argent affectera-t-il? » et « À quels programmes? ».

La gestion des ressources comprend le contrôle et le réexamen des dépenses réelles. Il incombe au conseil d’élaborer des politiques quant à la mise en œuvre et à l’évaluation des systèmes comptables et de la vérification annuelle des états financiers de l’organisme. Pour assurer une bonne gestion de ses ressources, le conseil détermine les signataires autorisés et les conditions relatives à leur pouvoir. La gestion des ressources englobe aussi la gestion des actifs matériels et financiers de l’organisme. Celle-ci peut prendre plusieurs formes : faire des placements, souscrire une assurance et administrer les installations.

Aperçu général

Le conseil assume la gestion des politiques pour donner des directives et des mandats clairs aux membres du conseil et du personnel afin de leur permettre de s’acquitter correctement de leurs tâches respectives. En bref, le conseil est tenu :

de rédiger et de revoir l’acte constitutif et les règlements de l’organisme, puis de soumettre les rapports nécessaires aux paliers de gouvernement concernés;
d’établir des politiques d’encadrement qui définissent ce qu’est l’organisme, sa raison d’être, ses valeurs et sa vision d’un avenir souhaité;
d’établir des politiques de gestion interne qui décrivent comment le conseil administre ses affaires et organise son travail;
d’établir des politiques d’administration dans les domaines des finances, des programmes et de la gestion du personnel;
d’établir des politiques relativement aux moyens de résoudre les questions non traitées dans ses politiques.

Les renseignements que nous avons fournis ont pour but d’aider les membres des conseils à se concentrer sur leurs devoirs de direction. Vous pourrez consulter en outre les nombreux documents qui traitent de chaque aspect de la gestion des politiques.
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Manuel des politiques

Lorsqu’une décision du conseil par rapport à une politique est simplement consignée au procès-verbal, elle peut parfois être perdue ou oubliée au moment où de nouveaux membres du conseil ou du personnel sont recrutés. Un manuel des politiques permet d’éviter les situations de ce type.

Les politiques devraient être conservées dans un manuel à un endroit facile à trouver. La méthode la plus simple et la plus pratique consiste à ranger les énoncés de politique au format papier dans un classeur à anneaux. Si un seul énoncé figure sur chaque page, il est plus facile de mettre à jour le manuel ou d’y ajouter des énoncés.

Chaque politique devrait porter un numéro de dossier ou de référence qui peut correspondre à l’une des catégories suivantes : date ou ordre d’adoption; programme ou installation relevant des politiques d’encadrement, de gestion interne ou d’administration; ou tout autre système qui permet de grouper et de distinguer les politiques.

L’utilisation de chiffres, de lettres et de couleurs peut faciliter la consultation des politiques contenues dans le manuel.

Le manuel devrait aussi renfermer un index. Ceci permet d’éviter les énoncés verbeux et d’établir une définition commune des termes fréquemment utilisés qui pourraient, sinon, faire l’objet de différentes interprétations.

Chaque page du manuel devrait fournir les renseignements suivants :

numéro de la politique (numéro de référence);
sujet de la politique;
date de l’approbation définitive;
mention de la politique qu’elle remplace (s’il y a lieu);
énoncé de la politique;
signature indiquant l’approbation;
date approximative du réexamen prévu de la politique.

Adoptez un format normalisé de présentation des politiques et respectez-le. Consignez le plus de renseignements possible pour consultation future.

Procédures

Des procédures sont élaborées pour les activités et les fonctions qui se prêtent à l’application répétée d’un processus séquentiel. Elles aident à guider les activités quotidiennes de l’organisme. Il devrait y avoir des procédures pour toutes les activités et fonctions essentielles à une gestion efficace.

Les procédures découlent des politiques et décrivent en détail ce que le conseil ou le personnel doit faire et comment il doit le faire pour que toutes ses actions soient conformes aux politiques. Les procédures changent souvent parce que divers moyens permettent normalement d’atteindre le même but. L’élaboration des procédures devrait se faire avec l’aide des personnes qui déterminent les procédures (conseil d’administration) et de celles qui les mettent à exécution (personnel, présidents ou présidentes des comités). Comme dans le cas des politiques, les personnes chargées d’élaborer les procédures doivent en préparer les grandes lignes avec beaucoup de soin.

Des politiques bien réfléchies donnent à l’organisme une direction claire, tandis que des procédures détaillées aident le conseil et le personnel à s’orienter dans cette direction. Les procédures doivent être consignées dans une sorte de manuel que peuvent consulter les personnes qui ont besoin de directives.

Résumé

Les politiques que rédige le conseil constituent des acquis sur lesquels pourront miser les futurs membres. En lisant le manuel des politiques, les nouveaux membres du conseil et du personnel peuvent rapidement connaître les politiques d’encadrement, de gestion interne et d’administration qui guident l’organisme.

Il faut évidemment beaucoup de temps pour rédiger et pour faire approuver des politiques. Celles-ci permettent toutefois de gagner du temps par la suite, puisqu’elles évitent aux membres du conseil et du personnel de discuter continuellement des mêmes questions.

Lorsque les politiques sont correctement consignées dans un manuel et communiquées aux nouveaux membres du conseil et du personnel, elles assurent la croissance et la stabilité constantes de l’organisme.

La quantité des sujets importants qui doivent faire l’objet de politiques peut sembler énorme à première vue. Il faut toutefois rappeler que les conseils établissent habituellement leurs politiques au fil des ans.

L’envergure des politiques nécessaires dépend de la taille et de la complexité de l’organisme. La plupart des conseils comptent sur la participation de leur personnel et de leurs comités pour certains aspects de la gestion des politiques. Les descriptions de tâches du personnel de direction devraient préciser à qui incombe l’élaboration des différents types de politiques.

L’élaboration des politiques est un processus dynamique qui ne cesse jamais. Il peut arriver un moment où le conseil juge qu’il possède un nombre suffisant de politiques. Toutefois, c’est d’ordinaire le moment où les politiques existantes devraient être revues, évaluées, puis modifiées, au besoin. Le réexamen des politiques est une activité permanente que le conseil doit inclure parmi ses fonctions habituelles.

Fiches

Policy Management Checklist (PDF) (en anglais seulement)
Policy Development Process (PDF) (en anglais seulement)