Direction des ressources historiques

Guide de l'organisation d'une fête du patrimoine

POURQUOI ORGANISER UNE FÊTE DU PATRIMOINE?

Chaque communauté, quelle que soit sa taille, a une histoire dont elle peut être fière. Se plonger dans l'histoire d'une communauté ne consiste pas uniquement à regarder de vieilles photographies et à consulter des documents jaunis. On peut redonner vie aux souvenirs d'antan en organisant une fête du patrimoine. Les membres d'une communauté peuvent rendre hommage aux fondateurs de leur communauté dans une atmosphère amusante, entourés de vieux amis.

Une fête de ce genre, qui met l'accent sur l'identité communautaire, permet aux jeunes générations de mieux cerner l'histoire locale et aux aînés de renouer des liens avec le passé. Ce type d'expérience renforce la fierté locale et la cohésion des membres de la communauté. Des personnes d'origine ethnique, de catégorie sociale et d'âge différents seront amenées à mieux se comprendre, car elles seront réunies pour participer à un événement destiné à célébrer le passé de leur communauté.

Consigner des histoires orales et faire des recherches parmi des documents d'archive afin de constituer un dossier écrit sur le développement de la communauté peuvent faire partie des activités liées aux fêtes du patrimoine. Cela sera utile aux résidents et aux historiens de la communauté. D'autres activités liées à l'organisation de la fête, comme la revitalisation d'un quartier historique, la création de nouveaux aménagements publics et l'encouragement de l'artisanat local peuvent stimuler le tourisme et bénéficier de manière permanente à la communauté.

Organiser une fête réussie, cependant, exigera une planification méticuleuse et il faudra surmonter de nombreux obstacles. Ce guide trace, étape par étape, les lignes directrices permettant aux communautés de s'engager dans l'expérience passionnante de la planification et de l'organisation d'une fête du patrimoine.

PAR OÙ COMMENCER?

L'idée d'organiser un événement commémoratif peut venir d'un individu, d'un club ou d'une organisation communautaire ou du conseil municipal. Une fois que l'idée a été lancée, il faut ensuite choisir le type d'événement adéquat. À ce stade, il serait utile de consulter les communautés avoisinantes qui auraient déjà organisé de tels événements et qui pourraient donner des conseils découlant de leur expérience.

Une rencontre communautaire informelle permettrait de procéder à un échange d'idées et à la formulation de suggestions. Lors de l'organisation de cette rencontre, il faudra prendre soin de la publiciser en prévenant les médias ainsi que les résidents de la communauté. Pendant la rencontre, les questions suivantes devraient être abordées.

Type d'événement

Les fêtes du patrimoine peuvent être de deux types : un événement spécial ou un festival.

Un événement spécial porte sur un aspect important de l'histoire de la communauté. La célébration d'un anniversaire, l'inauguration d'un monument ou d'une plaque commémorative ou l'ouverture officielle d'une construction restaurée sont de bons exemples d'événements spéciaux. Toutes les activités de ce genre tournent autour d'une cérémonie officielle. Il serait bon d'envisager d'organiser cette célébration en même temps que d'autres événements prévus dans la communauté, afin que ces manifestations se complémentent. En général, ce genre de célébration dure seulement quelques heures, voire une journée, en fonction de son importance.

Un événement spécial est une célébration ponctuelle, qui ne se répétera pas d'année en année. S'il est bien organisé et réussi, il stimule l'intérêt du public pour l'histoire locale, il provoque une prise de conscience quant à la conservation du patrimoine et il donne envie d'organiser d'autres fêtes du patrimoine. Les deux avantages d'un événement spécial sont qu'il est relativement facile à organiser et qu'il est peu coûteux.

Le deuxième type de fêtes du patrimoine est un festival. Il dure généralement plus longtemps et porte sur des thèmes plus vastes, comme un " pow-wow ", des " fêtes de pionniers " ou des " retrouvailles ". Un festival représente un excellent moyen de redorer le profil communautaire. Parfois, les festivités sont liées à une célébration ethnique ou culturelle particulière. Parfois, son thème varie d'année en année, en fonction de l'aspect du patrimoine communautaire sur lequel est mis l'accent.

Pour organiser un festival, il faut énormément de temps et de nombreux bénévoles. La planification d'un festival doit donc commencer au moins un an à l'avance. Là encore, il serait sage de consulter d'autres communautés ayant déjà organisé un tel événement. L'expérience acquise pendant une année peut aider à améliorer les prestations des années suivantes, si le festival devenait un événement annuel.

Ampleur de l'événement

Avant d'organiser un événement, il faut procéder à une analyse détaillée et minutieuse des ressources existant dans la communauté. Cela inclut les ressources financières et matérielles, et le nombre de bénévoles prêts à participer.

Bénévoles - Il est important de savoir si la majorité des résidents locaux sont en faveur de la célébration prévue et s'ils sont enthousiastes à cet égard. Combien de bénévoles seraient prêts à offrir leur aide? La réponse à cette question proviendra en partie de la réaction du public lors de la réunion d'organisation.

Le nombre d'heures de travail bénévole qu'il faut prévoir pour lancer avec succès un événement comme des " retrouvailles " est renversant. Il est donc très important d'évaluer avec précision la réponse à laquelle on peut s'attendre de la part des résidents locaux. Si la réponse initiale est faible, il sera peut être nécessaire de réduire les plans proportionnellement, car, sinon, on risquerait de surcharger de travail les bénévoles auxquels on peut faire appel. La réponse initiale du public est souvent lente. Si l'événement est bien publicisé, cependant, les rangs des bénévoles devraient grossir au fur et à mesure que l'enthousiasme augmente et que le projet prend de l'élan.
Ressources matérielles - Il est également important de tenir compte des exigences matérielles pour organiser l'événement. De quel espace faudra t il disposer pour les expositions, les démonstrations, les réceptions ou les représentations? De quelles installations disposera t on pour préparer la nourriture? Si l'événement doit durer plus d'une journée, comment organiser l'hébergement? Y aura t il des installations de remplacement en cas de changement de plan? Il faut prévoir une réponse à ces questions.
Ressources financières - Logiquement, un budget important donnera une certaine flexibilité d'organisation. Par conséquent, il est primordial d'obtenir un soutien financier des résidents de la communauté, du milieu des affaires et de l'administration locale. On pourrait faire appel à des dons. Des activités comme des soirées dansantes, des tirages au sort, des manifestations sportives, des ventes de pâtisseries et d'objets artisanaux peuvent également permettre de recueillir des fonds.

Il est également possible de solliciter l'aide du gouvernement ou d'organismes du patrimoine. Le gouvernement fédéral offre, par l'intermédiaire du Secrétariat d'État du Canada, un soutien aux festivités se déroulant le jour de la fête du Canada ainsi qu'aux événements marquant des anniversaires importants de l'histoire canadienne. Direction des ressources historiques Manitoba offre une assistance financière à toute une gamme de projets et d'événements liés au patrimoine. Le Guide des subventions et des ressources est un ouvrage fort utile que vous pouvez consulter en ligne (https://www.gov.mb.ca/chc/grants/index.fr.html) ou dans votre bibliothèque locale. Il est très important de recueillir auprès des organismes en question des renseignements quant aux critères d'admissibilité à ces sources de financement, et cela le plus rapidement possible. Cela permettra aux organisateurs de disposer du temps nécessaire pour faire évaluer leur demande de financement avant de finaliser le budget de l'événement.
Facteur temps - Plus on dispose de temps pour organiser un événement, meilleur sera le résultat. Il faut insister à nouveau sur le fait qu'il ne faut en général que quelques mois pour organiser un événement spécial, mais qu'il faut au moins un an pour organiser un festival.

Il faut prévoir suffisamment de temps pour planifier avec minutie les activités, effectuer des recherches, créer des objets d'art et peut être construire les installations nécessaires. Le plus important, cependant, est de prévoir le temps nécessaire pour publiciser correctement l'événement à venir. Dans le cas de " retrouvailles ", il faut pouvoir trouver des anciens résidents et prendre contact avec eux soit par courrier, soit en mettant des annonces dans les journaux de l'ensemble du pays.

Si le festival n'est pas un anniversaire, il faudra choisir une date qui n'entre pas en conflit avec d'autres événements majeurs ayant lieu dans les environs et qui convienne au plus grand nombre de personnes possible. Parfois, on peut combiner un événement ayant lieu dans les environs avec la célébration prévue. Il est ainsi possible d'économiser de l'argent en combinant les efforts des bénévoles et les activités promotionnelles.

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COMMENT ORGANISER L'ÉVÉNEMENT?

Une fois que les problèmes de temps et de ressources ont été envisagés et résolus, les organisateurs peuvent décider de l'endroit où aura lieu l'événement, et de sa durée. Les réponses à ces questions de base permettront d'entamer la deuxième étape de la planification. À partir de ce moment, tout le travail sera effectué par l'intermédiaire de comités.

Mettre en place les comités et les sous comités

L'organisation générale de l'événement devrait être coordonnée par un comité organisateur central dont le nombre de membres serait déterminé par la taille de la communauté et l'ampleur de l'événement. Bien que le comité organisateur doive refléter la composition sociale et ethnique de la communauté, il doit demeurer raisonnablement petit, car les comités trop grands ne sont généralement pas efficaces. Les personnes ayant des talents, des centres d'intérêts et des contacts variés seraient des atouts comme membres de ce comité.

Le noyau du comité devrait être constitué de personnes s'intéressant à l'histoire locale. Bien que ces personnes puissent comprendre des membres de conseils de sociétés historiques ou de musées, des historiens, des professeurs, des aînés autochtones, des représentants des médias ou des résidents de longue date, il ne faut pas non plus négliger les amateurs et les jeunes enthousiastes. Il faudrait inclure des personnes provenant d'autant de groupes différents que possible. Il faudrait aussi encourager les conseillers, les administrateurs et les employés de l'administration locale à participer, car ils connaissent en général bien les ressources matérielles de l'endroit. Ces personnes peuvent être intégrées à un groupe consultatif plutôt qu'au comité organisateur, afin que ce dernier conserve une taille raisonnable.

Il vaut mieux confier les divers aspects de la planification de l'événement à des sous comités particuliers qui feront leur rapport au comité central. En fonction de l'ampleur de l'événement, il faudra des sous comités pour s'occuper des questions suivantes : publicité, financement, programmation, installations et services, rafraîchissements, hébergement et planification à long terme. Chaque sous comité devrait recevoir par écrit un aperçu des responsabilités qui lui sont confiées et le nom de son superviseur.

Il faudrait mettre des affiches dans les centres commerciaux, les vitrines des magasins et tous les autres lieux de rassemblement public. Lorsque la date de l'événement se rapprochera, il faudra absolument intensifier la campagne publicitaire pour qu'elle soit plus couvrante et plus détaillée, et il faudra faire appel aux médias locaux ainsi qu'aux journaux, à la radio et à la télévision de la région. Dans le cas de " retrouvailles ", il faudra faire de la publicité au niveau national. Les communiqués d'intérêt public, gratuits, devraient être utilisés autant que possible.

Les bénévoles devraient présenter la fête lors de cérémonies mondaines ainsi que lors des réunions des clubs communautaires et des sociétés de bienfaisance. Si possible, une activité courte, sorte " d'avant première " de l'événement, pourrait être organisée publiquement afin de profiter de la volonté des journaux et des stations de télévision d'effectuer des reportages pour mettre en relief les événements communautaires. Des activités publicitaires de ce genre peuvent également donner un coup de fouet au moral des bénévoles et des organisateurs, qui pourraient avoir besoin d'un surplus de motivation, surtout si l'événement a nécessité une planification à long terme.

Il serait bon d'envisager la création d'un logo pour l'événement, qui serait utilisé sur les affiches, les programmes souvenir, les tasses, les tee shirts, les enveloppes, etc. Un logo permet d'associer immédiatement une activité ou une information à un événement.

Le comité chargé de la publicité doit se concentrer sur les médias pendant toute la durée de l'événement. Il sera également chargé de constituer un dossier complet sur l'événement en conservant des photographies, des coupures de journaux et d'autres sortes de matériel médiatique. Ce dossier, ainsi que tous les dossiers des sous comités, devraient être entreposés avec soins dans une réserve centrale, comme dans un musée par exemple, où ils pourront être facilement récupérés pour consultation ultérieure. Une liste de personnes ressources devrait également être préparée pour faciliter les efforts communautaires à venir.

Financement

Le comité chargé du financement doit mettre sur pied un budget qui devrait empêcher la célébration de devenir un fardeau financier pour la communauté. Afin d'y arriver, le comité doit surveiller les dépenses de tous les sous comités. Il lui incombe aussi d'organiser des activités de collecte de fonds, de demander des dons et d'obtenir toute l'aide financière possible sous forme de subventions.

Étant donné que toutes les autres activités dépendent de la réussite du comité de financement, ce comité doit souvent commencer à travailler bien avant les autres. Afin de disposer d'un certain montant d'argent liquide pour permettre aux sous comités de commencer à travailler, le comité chargé du financement devrait envisager d'organiser une activité de collecte de fonds initiale, comme par exemple une manifestation mondaine de grande envergure, qui servirait de " coup d'envoi " de l'événement.

Une fois l'événement terminé, ce comité devra préparer un état définitif montrant toutes les sources de revenu et toutes les dépenses

Programmation

Le comité chargé de la programmation devrait proposer des idées et des activités créatives. Il devrait être constitué de membres enthousiastes et imaginatifs qui, parce qu'ils connaissent de nombreuses personnes dans la communauté, sauront aider à trouver des artisans, des artistes et des enthousiastes du patrimoine, soit toutes les personnes dont les talents seront nécessaires à l'organisation de l'événement.

Afin de recueillir une documentation de référence pour la préparation de l'événement, la première tâche du comité va consister à effectuer des recherches : consulter des journaux anciens, lire les histoires locales, discuter avec des résidents de longue date et communiquer avec des spécialistes dans les musées, les universités et la Direction des ressources historiques. Les membres de ce comité peuvent également recueillir des costumes d'époque, des recettes traditionnelles, ethniques ou de pionniers, ainsi que des détails sur les coutumes et les traditions locales. Une fois la recherche terminée, il faudra chercher des méthodes originales et imaginatives de présenter l'histoire locale.

Afin de stimuler l'intérêt dans la communauté, les enseignants pourraient faire participer les jeunes en demandant aux élèves de rédiger des compositions sur des événements ou des personnages historiques. On peut aussi demander aux élèves de transcrire des renseignements figurant sur les pierres tombales des cimetières locaux. Les membres du comité pourraient encourager les personnes âgées à enregistrer leurs mémoires, à réaliser des présentations à l'aide de photographies ou de dessins et à fournir de vieilles cartes. Les chefs religieux pourraient fournir l'histoire écrite de leur institution religieuse. Les entrepreneurs locaux peuvent faire la chronique de la croissance de plusieurs entreprises commerciales régionales. Il faudrait encourager tous ces groupes à proposer des activités qui pourraient encourager leur créativité et stimuler leur intérêt. Leur matériel peut être exposé afin de montrer le développement de la communauté.

En fonction de l'ampleur de l'événement, le comité chargé de la programmation pourrait vouloir mettre en place des sous comités devant se charger des activités particulières suivantes.

Expositions

Divers objets, comme des photographies, des vêtements, des outils, des travaux d'aiguille, des livres, des lettres, des journaux personnels et des cartes peuvent être recueillis et exposés pendant l'événement. Il est possible que ces objets soient le départ d'une collection permanente d'un musée ou d'archives.

S'il faut d'autres objets pour compléter l'exposition, il est peut être possible de s'en procurer auprès du Musée de l'Homme et de la Nature, sous la forme d'un prêt à la communauté.
Démonstrations

Un grand nombre d'activités, comme le tissage, la fabrication de courtepointes, le perlage, la production de savons ou même la réalisation des récoltes peuvent faire l'objet d'une démonstration publique. Un événement historique, comme l'arrivée des premiers colons, pourrait aussi faire l'objet d'une reconstitution. Il faudra prévoir le moment, l'endroit et le nombre de bénévoles requis pour de telles démonstrations, et coordonner le tout.
Représentations

Il faut prévoir des divertissements pendant l'événement. Il peut s'agir de représentations musicales, théâtrales ou dansantes. Il est même possible de commander une production originale portant sur un thème historique. Si la production choisie est dans une langue autre que l'anglais ou le français, il faut fournir des renseignements de base dans les deux langues officielles quant à la signification historique de l'événement pour la communauté.
Événements spéciaux

À part les cérémonies officielles et les inaugurations de plaques, il peut s'agir de parades, de concours, de récompenses spéciales ou de soirées dansantes communautaires.

Le comité chargé de la programmation assurera la liaison entre le comité chargé du financement et les autres comités. Les plans que fera ce comité dicteront les ressources des autres comités, mais en dépendront également. Tout changement de programme devrait être communiqué aux autres comités aussi rapidement que possible. Une bonne communication entre ce groupe et tous les autres comités travaillant à l'organisation de l'événement est donc primordiale.

Installations et services

Ce comité doit évaluer les exigences matérielles et humaines liées à l'organisation de l'événement, et s'en occuper. Il doit fournir un espace adéquat pour toutes les activités, obtenir les permis spéciaux requis, louer du matériel, organiser le transport du matériel et des personnes, installer les systèmes d'éclairage et de sonorisation, prévoir de quoi s'asseoir, des installations médicales, des toilettes et bien d'autres choses encore. Il faut tenir compte de la participation éventuelle de personnes handicapées et de personnes âgées et avoir en réserve des solutions de remplacement pour certains événements qui pourraient être annulés en cas de mauvais temps. Tous les membres de ce comité devraient connaître les normes de constructions et les arrêtés et les règlements locaux.

Rafraîchissements

Une fête du patrimoine est une occasion rêvée pour servir de la nourriture et des boissons confectionnées selon des recettes ethniques ou d'autrefois. Le comité chargé des rafraîchissements devrait donc chercher à offrir une gamme de nourriture et de boissons appropriées à l'événement. Le comité peut aussi décider d'organiser une exposition sur des techniques de cuisson ou des ustensiles ancestraux, si un thème historique est choisi. Si le comité préfère un thème ethnique, il serait bon de prévoir une démonstration des techniques de préparation de la nourriture. Les serveurs pourraient être habillés dans des costumes d'époque ou ethniques.

Le comité chargé des rafraîchissements devra travailler en étroite collaboration avec le comité chargé des installations et des services, pour pouvoir atteindre ses objectifs.

Hébergement

Si la fête du patrimoine se déroule pendant toute une fin de semaine, il faudra prévoir de l'hébergement. Dans le cas d'événements ne durant qu'une journée, ou ne visant qu'un public local, ce comité peut être omis.

Le comité chargé de l'hébergement devrait envisager de faire appel aux particuliers si les établissements commerciaux ne suffisent pas. Il est possible de créer un bureau de l'hébergement, avec un registre des logements privés existants. Il ne faut pas non plus négliger les terrains de camping et les établissements d'accueil des villes voisines. Les trousses d'information envoyées aux invités attendus devraient contenir une liste de tous les modes d'hébergement possibles. Il est important que ce comité commence à planifier longtemps à l'avance.

Si la célébration est un événement annuel, le comité devrait anticiper une augmentation du nombre de visiteurs au cours des années suivantes. Pour un événement annuel, une étude à long terme de l'hébergement est nécessaire.

Planification à long terme

Que l'événement soit ponctuel ou qu'il se répète chaque année, il serait utile d'avoir un comité chargé de la planification à long terme. Celui ci pourrait bâtir de nouveaux projets en s'appuyant sur l'enthousiasme généré par la célébration et pourrait donner naissance à d'autres idées. Son principal objectif serait de sensibiliser le public au patrimoine grâce à des projets de suivi comme la publication d'un livre sur l'histoire locale ou se basant sur un thème historique local, la préparation d'une trousse éducative sur le patrimoine pour les écoles locales, des campagnes de financement pour des projets de restauration particuliers, des recherches historiques, l'agrandissement d'un musée ou la préservation d'archives.

APRÈS L'ÉVÉNEMENT

Même une fois que l'organisation de l'événement est bouclée, tout n'est pas terminé. Les affiches doivent être retirées et les expositions démontées. Toutes les dettes doivent être payées et les comptes soldés. Ensuite, tous les comités devraient se réunir de nouveau, chacun faisant un bref rapport soulignant ses activités, ses succès, ses échecs et ses recommandations. Une analyse détaillée de l'état financier doit être faite. Il faut évaluer ce qui a été accompli pendant l'événement. Un rapport final sur l'organisation globale de l'événement devrait être envoyé au conseil municipal et aux journaux, afin qu'il soit publié. Une copie de ce document devrait être archivée avec les documents du comité organisateur pour consultation ultérieure. Si tout s'est déroulé comme prévu et que tous les objectifs ont été atteints, le groupe peut décider de commencer à faire des plans pour une autre célébration, ou au moins organiser une fête de clôture pour remercier tous les bénévoles!

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