1.7.1 Documents internes

Volume 1 :	Normes des offices
Chapitre 7 :	Administration des services
Section 1 :	Documents internes
Approuvé :	2022/06/30

Cette section traite des dossiers sur les services fournis aux personnes et aux familles en vertu de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille et de la Loi sur l’adoption. Elle s’applique à la fois aux offices des services à l’enfant et à la famille et aux agences d’adoption.

Loi sur les services à l’enfant et à la famille

L’article 1 de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille (la Loi) définit les dossiers comme des dossiers qui contiennent des renseignements sous une forme quelconque.

Le paragraphe 19.1(1) exige que le directeur établisse et maintienne un registre concernant les mauvais traitements. L’article 19.3 contient des dispositions sur la confidentialité des renseignements contenus dans le registre, l’accès au registre et les objections à l’inscription au registre et l’article 19.4 contient des dispositions sur l’effacement de renseignements du registre.

L’article 76 porte sur la confidentialité des dossiers et l’accès à ceux-ci en vertu de la Loi. Le paragraphe 76(3) indique qu’un dossier créé en vertu de la Loi est confidentiel et dresse la liste des exceptions à cette règle. Le paragraphe 76(14) énonce les règles concernant la fermeture des dossiers des enfants placés lorsque ceux-ci atteignent l’âge de 18 ans. Les autres paragraphes contiennent des dispositions concernant l’accès par les personnes à l’égard de laquelle le dossier se rapporte, les révisions du directeur lorsque l’accès est refusé, ainsi que la conservation et la destruction des dossiers.

L’article 86.1 indique que les dispositions de la présente loi l’emportent sur les dispositions incompatibles de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP).

La partie 4 du Règlement sur les services à l’enfant et à la famille contient des dispositions relatives aux dossiers de l’office. L’article 9 porte sur les mesures de protection. Les articles 10 et 11 donnent au directeur l’autorité d’établir des directives à l’égard de la conservation et de la destruction des dossiers en vertu de la Loi ainsi que les exigences en matière de conservation.

Loi sur l’adoption

L’article 1 de la Loi sur l’adoption définit les termes registre central d’adoption, registre postadoption et document. La définition de document est la même que celle de « dossier » dans la Loi.

La partie 4 de la Loi sur l’adoption contient des dispositions sur la confidentialité, la communication des renseignements et le registre postadoption. L’article 99 indique que les dispositions de la présente partie l’emportent sur les dispositions incompatibles de la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée ou de la Loi sur la protection des enfants et les services qui leur sont destinés (communication de renseignements). L’article 103 porte sur la confidentialité et la conservation des documents d’adoption. L’article 104 indique quand les renseignements signalétiques et non signalétiques peuvent être communiqués. L’article 105 prévoit la divulgation à des fins de recherche.

La partie 4 du Règlement sur l’adoption porte sur les documents d’adoption. L’article 47 précise les documents devant être conservés. L’article 48 porte sur la fermeture des documents d’adoption. L’article 49 concerne les mesures de protection. L’article 50 porte sur la conservation des documents d’adoption et leur destruction.

Loi sur les régies de services à l’enfant et à la famille

L’article 1 du Règlement sur les régies de services à l’enfant et à la famille définit les documents internes d’un office comme des documents qui sont en la possession ou sous la responsabilité d’un office, et qui portent sur la fourniture de services à l’enfant et à la famille à une personne ou à une famille.

Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée

La Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) s’applique aux régies de services à l’enfant et à la famille en ce qui a trait aux documents autres que ceux créés en vertu de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille et de la Loi sur l’adoption. Elle ne s’applique pas aux agences d’adoption autorisées. Les définitions pertinentes de l’article 1 sont les suivantes : organisme gouvernemental, renseignements médicaux personnels, renseignements personnels et organisme public. Les offices et les régies de services à l’enfant et à la famille sont désignés à titre d’organismes gouvernementaux dans le Règlement sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée.

L’annexe B du Règlement sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée répertorie les régies et les offices en tant qu’organismes gouvernementaux.

Loi sur les renseignements médicaux personnels

La Loi sur les renseignements médicaux personnels (LRMP) s’applique à tous les membres de la population et à tous les organismes du Manitoba. Les définitions pertinentes de l’article 1 sont les suivantes : renseignements médicaux personnels, organisme public et dépositaire. Le numéro d’identification personnel (NIP) fait partie des renseignements médicaux personnels. Un organisme public a le même sens que dans la LAIPVP. Un dépositaire est défini comme suit : professionnel de la santé, établissement de soins de santé, organisme public ou organisme de services de santé qui recueille ou maintient des renseignements médicaux personnels.

L’article 4 traite de la relation entre la LRMP et les autres lois provinciales. La partie 2 porte sur le droit d’une personne d’accéder aux renseignements médicaux personnels. Les dispositions sur la protection de la vie privée dans la partie 3 portent sur les restrictions quant à la collecte et à la conservation des renseignements, les garanties, les restrictions quant à l’utilisation et à la communication des renseignements, ainsi que sur diverses autres exigences.

L’article 4 du Règlement sur les renseignements médicaux personnels contient d’autres restrictions et précautions exigées d’un dépositaire en ce qui a trait aux renseignements médicaux personnels. Selon l’article 5, un dépositaire est tenu de déterminer les renseignements médicaux personnels auxquels chacun de ses employés et mandataires peut avoir accès. Conformément à l’article 6, les dépositaires doivent donner des sessions d’orientation et de formation à leurs employés et à leurs mandataires. L’article 7 indique que les employés et les mandataires du signataire doivent signer une promesse de confidentialité.

Loi sur la santé mentale

La Loi sur la santé mentale l’emporte sur toutes les autres lois provinciales. L’article 1 définit un dossier médical comme le dossier d’un malade tenu et conservé dans un établissement et comprenant les parties de dossiers médicaux et les documents établis en vue d’une décision visée par la partie XX.1 du Code criminel (Canada). Un établissement s’entend d’un lieu que les règlements désignent à titre d’établissement pour l’observation, l’évaluation et le traitement des personnes ayant des troubles mentaux ainsi que pour la détermination d’un diagnostic à leur égard. L’article 36 porte sur la confidentialité des dossiers médicaux.

Loi sur les archives et la tenue de dossiers

La Loi sur les archives et la tenue de dossiers permet la conservation à long terme des documents importants et promeut de bonnes pratiques de tenue de documents pour assurer la reddition de comptes au public. La Loi s’applique autant aux administrations locales qu’aux ministères et aux organismes gouvernementaux.

En vertu de l’article 13, l’archiviste peut conclure avec une administration locale un accord au sujet des documents de celle-ci. Le Règlement sur les archives et la tenue de dossiers désigne à titre d’administrations locales les régies constituées sous le régime de la Loi sur les régies de services à l’enfant et à la famille.

En vertu de l’article 14, l’archiviste peut conclure avec un office des services à l’enfant et à la famille un accord quant à la conservation et à la destruction des dossiers de l’organisme en vertu de la Loi ou de la Loi sur l’adoption.
Terminologie

Les termes suivants s’appliquent aux documents internes créés par les offices des services à l’enfant et à la famille et, en ce qui concerne les services d’adoption, aux agences d’adoption autorisées :

Document d’adoption – Document ayant trait à l’octroi d’une ordonnance d’adoption et relevant du directeur, d’une régie de services à l’enfant et à la famille, d’un office des services à l’enfant et à la famille ou d’une agence d’adoption autorisée (article 1 du Règlement sur l’adoption).

Document interne d’un office – Document interne en la possession ou sous la responsabilité d’un office des services à l’enfant et à la famille ou d’une agence d’adoption autorisée et se rapportant aux services offerts à une personne ou à une famille. Cette définition comprend un « document interne d’un office », au sens de l’article 1 du Règlement sur les régies de services à l’enfant et à la famille, un « dossier », au sens de l’article 8 du Règlement sur les services à l’enfant et à la famille et un « document d’adoption » en la possession ou sous la responsabilité d’un office.

Cas – En général, il s’agit d’une série de circonstances ou de conditions exigeant un service ou une intervention. En ce qui concerne les services à l’enfant et à la famille, un cas correspond à un type ou à une catégorie de service offert à une personne ou à une famille (catégories de cas).

Dossier de cas – Tous les dossiers et documents relatifs à un cas. Cette définition générale inclut les renseignements recueillis et enregistrés au moment de l’inscription. Dans le Système d’information sur les services à l’enfant et à la famille (SISEF), un dossier de cas fait référence aux renseignements sur le cas, par opposition aux renseignements sur la personne. Un dossier de cas est toujours lié à un dossier de personnes. Dans cette section, « dossier de cas » a la même signification que « document interne ».

Fichier – A la même signification que « document/dossier ».

Dossier de personnes – Il s’agit des dossiers du SISEF contenant des renseignements sur les personnes concernées par un cas.

Document/Dossier – Un dossier tel que défini à l’article 1 de la Loi et un document, tel que défini à l’article 1 de la Loi sur l’adoption.

Document interne – Il s’agit d’un document portant sur des services fournis à une personne ou à une famille en vertu de la Loi ou de la Loi sur l’adoption. Dans cette section, « document interne » a la même signification que « dossier de cas ».

Exigences minimales

Les offices doivent utiliser des systèmes et des processus de dossiers internes qui facilitent l’observation des lois et règlements. Cette directive s’applique à la fois aux documents sur papier et aux documents électroniques. Les responsabilités de l’office incluent les suivantes :
- Pratiques de gestion des dossiers qui facilitent le processus de gestion des cas
- Respect des exigences de confidentialité et d’accès de l’article 76 de la Loi et des articles 103 et 104 de la Loi sur l’adoption.
- Stockage des dossiers et mise en place de mesures de sécurité conformément aux articles 9 et 10 du Règlement sur les services à l’enfant et à la famille et aux articles 47 à 49 du Règlement sur l’adoption.
- Pratiques de conservation des dossiers et des documents en conformité avec les articles 10 et 11 du Règlement sur les services à l’enfant et à la famille et l’article 50 du Règlement sur l’adoption, et pour les documents internes, conformément aux calendriers des délais de conservation de l’office.
- Les pratiques de tenue de dossiers garantiront que les dossiers resteront accessibles, intègres et fiables pendant toute leur période de conservation. Introduction à la gestion des dossiers et de l’information est une ressource utile.
Catégories de cas

Les offices sont tenus de tenir des dossiers par catégories de cas en ce qui concerne les services qu’ils offrent aux personnes, aux familles et aux enfants en vertu de la Loi et de la Loi sur l’adoption. Cette directive s’applique à la fois aux documents sur papier et aux documents électroniques. Les définitions des catégories de cas suivantes se trouvent dans le SISEF (Forms/CFSA Help Desk/« Case Category List ») :
- Requérant adoptif
- Enfant pris en charge
- Enfant pris en charge – Supervision
- Services aux futurs parents
- Gestion du foyer nourricier
- Services connexes
- Postadoption
- Protection
- Services aux familles à participation volontaire
Confidentialité et accès

On s’attend à ce que les organismes aient des politiques écrites concernant les dispositions sur la confidentialité et l’accès à l’article 76 de la Loi et aux articles 103 à 105 de la Loi sur l’adoption. Ces directives devraient être accessibles aux membres des conseils d’administration, aux administrateurs, au personnel, aux comités et aux autres fournisseurs de travail ou de services à un office.

Directives concernant la divulgation des documents internes – Dans le paragraphe précédent, les dispositions législatives susmentionnées exigent que les offices fassent preuve de discrétion en ce qui concerne la divulgation orale ou par copies ou résumés écrits des renseignements provenant d’un document interne. La politique doit respecter les exigences de la Loi sur la protection des enfants et les services qui leur sont destinés (communication de renseignements).

Politiques d’accès aux documents internes – Les directives des offices doivent faciliter le processus visant à permettre aux personnes qui en ont le droit, conformément à l’article 76 de la Loi, d’examiner ou d’obtenir une copie ou un résumé d’un dossier interne les concernant.

Conservation des documents internes

Les documents créés au cours de la prestation des services conformément à la Loi et à la Loi sur l’adoption ont une valeur archivistique importante à divers points de vue, y compris :
- la prestation de services efficace
- la tenue de registres provinciaux
- les dispositions législatives sur l’accès et la divulgation
- les enquêtes, les demandes, les actions en justice et les poursuites criminelles
Les documents internes d’un office sont régis par des calendriers de délais de conservation, qui autorisent la conservation et la destruction des documents et qui servent de plan de gestion des documents au cours de leur cycle de vie. La Direction et le Bureau des documents du gouvernement, Archives du Manitoba, ont élaboré ces calendriers en consultation avec les offices. Ils ont été approuvés et distribués à tous les offices en 2002. Ils indiquent la durée de conservation des documents, la période à laquelle ils doivent être envoyés au Centre de préarchivage pour être entreposés et, pour les documents qui sont permanents, le moment auquel ils doivent être transférés aux Archives.

Les offices sont tenus de conserver un jeu complet de calendriers des délais de conservation. Des copies de ces annexes sont disponibles sur l’intranet du gouvernement du Manitoba à Familles CYS Records Schedules (mbgov.ca) ou par l’intermédiaire de la personne-ressource ministérielle suivante :

Agent de gestion des dossiers

Ministère des Familles

Services administratifs et financiers

114, rue Garry, bureau 200, Winnipeg (Manitoba) R3C 4V4

Téléphone : 204 945-0713

Télécopieur : 204 945-2760

Courriel : FAMArchives@gov.mb.ca

Les offices doivent également se référer aux procédures et formulaires suivants nécessaires pour transférer et récupérer des documents du Centre de préarchivage du gouvernement :

Procédures

BDG 2, Le transfert de documents gouvernementaux
BDG 3, La récupération de documents gouvernementaux
Formulaires
Liste de documents transférés
Annexe à la liste de documents transférés
Pratiques de gestion des dossiers
1. Lignes directrices à l’égard des documents internes d’un office – Un office a des directives écrites pour la gestion des documents internes, qui sont :
2. Enregistrement des demandes de services connexes – Les demandes générales de renseignements sur les services offerts par les offices et les demandes de services qui seraient fournis de manière plus appropriée par d’autres organismes de services sociaux sont enregistrées comme des demandes de services connexes. Lorsqu’il utilise l’application des services à l’enfant et à la famille, l’agent de réception des demandes ouvre un dossier de personnes et enregistre les renseignements exigés sous la forme d’une note d’admission, mais il n’ouvre pas de dossier de cas.
3. Contenu des dossiers d’admission – Au minimum, les dossiers d’admission de l’office contiennent les informations suivantes, dans un dossier papier :
4. Contenu des dossiers ouverts pour un service continu – Au minimum, les dossiers des cas ouverts pour un service continu contiennent les informations suivantes dans un dossier papier :
5. Photographies actuelles de tous les enfants pris en charge – Un office s’assure que des photographies numériques actuelles de tous les enfants pris en charge sont disponibles et stockées dans le dossier de l’enfant pris en charge dans le SISEF et que des copies de la photo sont stockées sur le dossier papier de l’enfant et remises à la personne qui s’occupe de l’enfant. La photo doit être prise dès que possible, dans un délai d’un mois à compter de la date à laquelle l’enfant est pris en charge, et elle doit être mise à jour chaque année.
6. Renseignements personnels sur la santé et la santé mentale – Un office ne recueille des renseignements personnels sur la santé et la santé mentale que lorsque cela est nécessaire pour la prestation de services en vertu de la Loi ou de la Loi sur l’adoption. Ces renseignements sont enregistrés ou conservés dans le document interne de la personne ou de la famille à qui ils s’appliquent. Les services pouvant exiger le rassemblement et l’utilisation de renseignements personnels ou sur la santé mentale comprennent les enquêtes menées pour la protection de l’enfant, les enfants placés et les demandes présentées par les parents nourriciers et les requérants adoptifs.
7. Renseignements et documents reproduits – Un office ne reproduit pas les renseignements ni la documentation provenant d’un document interne pour ses activités internes sauf s’il est nécessaire :
8. Cas de protection et cas relatif à des services aux familles à participation volontaire – Un dossier est ouvert comme un cas de protection d’un enfant lorsque cet enfant a besoin de protection comme le définit l’article 17 et qu’une enquête est requise en vertu du paragraphe 18.4(1) de la Loi sur les services à l’enfant et à la famille.
  Lorsqu’un cas relatif à des services aux familles à participation volontaire devient un cas de protection, l’office en avise la personne ou la famille concernée, conformément au paragraphe 76(13) de la Loi. Le dossier de services aux familles à participation volontaire est fermé et un nouveau dossier familial de protection des enfants est ouvert.
  
  S’il n’y a plus de problèmes de protection de l’enfance et que la famille a demandé des services continus, la catégorie de cas est changée en dossier de services aux familles à participation volontaire. Le dossier familial de protection des enfants est fermé et un dossier de services aux familles à participation volontaire est ouvert. Les raisons et les dates de changement de catégorie de cas sont enregistrées.
9. Résumés des dossiers transférés ou clos – Lorsqu’il recommande qu’un dossier interne soit transféré ou clos, un agent de réception des demandes ou un gestionnaire de cas, rédige un résumé à la clôture du dossier et veille à ce tous les documents juridiques et administratifs soient inclus dans le dossier papier. Le résumé à la fermeture du dossier inclut les renseignements suivants :
10. Examen des documents internes par les superviseurs – Lorsqu’ils entreprennent des examens de cas, les superviseurs de l’office veillent à ce que les renseignements et les documents soient conservés ou classés dans le dossier de cas approprié.
11. Divulgation des renseignements provenant d’un document interne – Aucun renseignement provenant d’un document interne d’un office n’est divulgué sans l’autorisation écrite de la personne sur qui porte le dossier, excepté :
  - conformément à l’article 76 de la Loi et à l’article 104 de la Loi sur l’adoption aux bureaux qui ont le pouvoir légal d’accéder aux dossiers ou d’en obtenir des copies, y compris l’ombudsman du Manitoba et le médecin-hygiéniste en chef, le protecteur des enfants et des jeunes du Manitoba, le Directeur des services à l’enfant et à la famille et la régie habilitante de l’office conformément à la politique de confidentialité et d’accès de cette section.
12. Enregistrement des demandes d’accès aux dossiers internes – Un agent ou un superviseur, à la réception d’une demande d’accès à un dossier interne par la personne sur qui porte le dossier ou, dans le cas d’un contrat de placement volontaire, par la mère, le père ou le tuteur, enregistre la nature et la date de la demande ainsi que les mesures qui ont été prises en réponse à la demande.
13. Plaintes en matière de confidentialité et d’accès – Les formalités adoptées par un office pour examiner les plaintes concernant la divulgation de renseignements extraits d’un dossier ou le refus d’accès à un dossier sont conformes aux exigences indiquées dans la section 1.7.3, Processus d’examen des plaintes.
Conservation et sécurité des dossiers
1. Entreposage des dossiers – Les directives et modalités d’un office à l’égard de l’entreposage des dossiers internes incluent des mesures de protection administratives, techniques et physiques raisonnables afin de veiller à la confidentialité, à la sécurité, à l’exactitude et à l’intégrité des renseignements exigés. Ces mesures de protection sont mises en place conformément aux articles 9 et 10 du Règlement sur les services à l’enfance et à la famille et aux articles 47 à 49 du Règlement sur l’adoption.
2. Accès autorisé aux dossiers – Les directives et modalités d’un office indiquent clairement qui sont les personnes, au sein de l’office, qui sont autorisées à accéder aux dossiers internes, ainsi que les modalités selon lesquelles elles sont autorisées à le faire. Ces directives et modalités sont établies conformément aux articles 9 et 10 du Règlement sur les services à l’enfance et à la famille et aux articles 47 à 49 du Règlement sur l’adoption.
3. Dossiers fermés des enfants placés – Les directives et modalités à l’égard de l’entreposage des dossiers clos des enfants placés, et de l’accès à ces dossiers, respectent les exigences du paragraphe 76(14) de la Loi et du paragraphe 9(2) du Règlement sur les services à l’enfance.
4. Documents d’adoption fermés – Les politiques et procédures de l’office pour le stockage et l’accès aux dossiers d’adoption fermés respectent les exigences du paragraphe 103(2) de la Loi sur l’adoption et de l’article 48 du Règlement sur l’adoption.
Calendriers des délais de conservation
1. Personnes désignées pour administrer les calendriers – Un office veille à attribuer, au personnel approprié, la responsabilité d’administrer les calendriers des délais de conservation provinciaux dans chaque bureau de l’office ainsi que de coordonner le transfert des dossiers au Centre de préarchivage ou leur récupération.
2. Examens normaux des dossiers – Les personnes désignées à la norme 1 prévoient un examen de tous les dossiers internes au moins une fois par année afin de déterminer ceux qui doivent être transférés au Centre de préarchivage. Ces examens sont effectués en collaboration avec les superviseurs de la prestation de services qui décident quels dossiers doivent être envoyés au centre.

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