Conduite des réunions

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Dans la présente section :

Préparation des réunions
Conduite des réunions
Documentation pour les réunions
Règles pour la conduite des réunions
Procédure parlementaire
Principes fondamentaux de la procédure parlementaire
Fiche

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L’efficacité des réunions est essentielle à toute organisation. Tous les participants doivent connaître l’objectif de la réunion et leur rôle au sein de celle-ci. Les réunions bien gérées donnent de bons résultats en matière de planification, de résolution de problèmes et d’échange d’idées, tandis que les réunions mal gérées entraînent une perte de temps et peuvent pousser les participants à quitter l’organisation.

En raison de son autorité juridique, le conseil doit fournir des conseils et des directives pour les réunions réglementaires de l’organisme. Celles-ci devraient surtout servir à prendre des décisions et à établir des politiques. Si la majorité du temps est consacrée à la lecture de rapports n’exigeant aucune décision ou ne conduisant à aucune recommandation, le conseil ne s’acquitte pas de ses fonctions de gestion et de direction. Si les réunions servent surtout à proposer diverses options possibles, le conseil fait le travail des comités.

À la fin de chaque réunion, les membres du conseil devraient pouvoir affirmer qu’ils ont fourni au personnel ou aux comités des directives pour faire avancer l’organisme vers l’objectif mentionné dans son énoncé de mission.

Préparation des réunions

La préparation des réunions peut exiger bien peu de temps ou, au contraire, plusieurs jours, selon la complexité de l’organisme, les questions à l’ordre du jour et la fréquence des réunions. En toute logique, la personne qui préside le conseil devrait, en tant que leader, assumer une bonne partie des tâches préparatoires. Toutefois, des contraintes de temps et d’autres facteurs interviennent souvent. Dans de nombreux cas, on s’attend à ce que le personnel se charge de la majorité des tâches.

Beaucoup d’organismes trouveront utile d’examiner de façon critique comment se fait la préparation des réunions à l’heure actuelle. Certaines tâches pourraient-elles revenir au conseil plutôt qu’au personnel? Dans presque tous les organismes, des améliorations permettront de réduire ou de rationaliser le travail. Un calendrier des réunions préparé à l’avance, le choix du même endroit pour la tenue des réunions ainsi que l’ouverture et la clôture de la séance à heure fixe sont quelques-uns des moyens de gagner du temps.

Calendrier annuel des réunions

Les réunions des comités et du conseil devraient avoir lieu à intervalles réguliers selon un calendrier annuel établi d’un commun accord. Il est facile de le faire, puisque beaucoup de tâches reviennent à peu près au même moment d’une année ou d’un exercice à l’autre. Déterminer ces tâches puis établir en conséquence un calendrier pour les comités et le conseil fera en sorte que les tâches seront effectivement exécutées et que les rapports et les recommandations nécessaires seront prêts en temps opportun pour le conseil. L’expérience a montré qu’un calendrier préparé à l’avance ainsi qu’une heure fixe pour l’ouverture et la clôture des séances permettent aux membres du conseil de mieux concilier les réunions avec leurs autres occupations. Il en résulte donc une plus grande assiduité.

Ordre du jour

Pour faciliter la tenue des réunions, l’ordre du jour doit être soigneusement planifié. Ce document donne un aperçu des sujets à aborder et des décisions à prendre dans l’ordre que suivront les membres. Il indique la date, l’endroit et l’heure de la réunion, ce qui leur donne l’occasion d’étudier à l’avance les sujets prévus. La préparation de l’ordre du jour revient à la personne qui préside le conseil et au membre désigné du personnel. À côté de chaque point de discussion prévu, il faut indiquer le nombre de minutes allouées et la personne qui doit en parler. Il serait aussi utile de mentionner si le sujet en question est présenté à titre d’information ou aux fins de discussion, de décision ou d’action. Les points importants devraient être traités au début de la réunion quand toutes les personnes présentes sont le plus éveillées.

Tous les membres du conseil et toutes les personnes qui assisteront à la réunion devraient recevoir l’ordre du jour et les documents utiles au moins deux semaines à l’avance.

Séance d’information préalable

Il vaut la peine de s’assurer que les présidents et les présidentes des comités ont des recommandations claires et concises à soumettre et sont au courant du temps accordé au sujet. En sachant d’avance qu’une recommandation pourrait susciter une longue discussion, la personne présidant le conseil et le membre du personnel désigné pourront mieux préparer l’ordre du jour en conséquence et prévoir suffisamment de temps.
La communication des renseignements de ce type avant la tenue de la réunion permet d’améliorer grandement la qualité des décisions prises et de réduire le temps perdu en raison d’une préparation insuffisante des membres.
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Conduite des réunions

Rôle de la personne présidant le conseil

Le principal rôle de la personne qui préside le conseil est de favoriser le processus collectif de prise de décisions. Cette personne impartiale doit généralement s’abstenir de prendre une part active aux discussions et inciter plutôt les autres à participer pleinement. Si le groupe utilise des règles de procédure officielles (Robert’s Rules of Order, par exemple), la personne présidant le conseil doit veiller à les faire respecter.

Lors des réunions, cette personne doit assumer les tâches suivantes :

• S’assurer que la réunion reste concentrée sur l’ordre du jour approuvé.
• Aider les présidents et présidentes des comités qui ont du mal à présenter un point à l’ordre du jour.
• Maintenir un climat propice à l’expression des points de vue. (C’est-à-dire essayer d’éviter les débats houleux et affectifs, ou encore les messes basses pendant que quelqu’un présente des recommandations.)
• Favoriser l’expression de tous les points de vue et encourager les personnes qui ne participent pas à donner leurs opinions.
• Veiller à ce que les discussions ne s’écartent pas du sujet et résumer au besoin le débat. Ceci est souvent capital pour mettre un terme à la discussion et pour faire respecter le temps alloué.
• Mettre la question aux voix, lorsque les points de vue ont été suffisamment débattus.

Rôle des membres du conseil

Les membres qui assistent à une réunion du conseil ou d’un comité permanent ont plusieurs devoirs :

• Étudier les documents distribués à l’avance afin de se préparer aux discussions. Il est souvent utile de noter ses questions. Si certaines choses mentionnées dans les documents soulèvent des inquiétudes particulières, les membres devraient prévenir la personne responsable avant la réunion. Elle pourra ainsi en faire état lorsqu’elle présentera le point à la réunion.
• Étudier les objectifs des différents points à l’ordre du jour et se préparer à faire des observations. Voici certains objectifs que le conseil ou le comité peuvent atteindre au cours d’une réunion :
• présentation de rapports et échange de renseignements;
• évaluation des progrès;
• étude d’un aspect d’un problème à résoudre;
• prise de décisions en matière de politique ou de planification;
• attribution de la responsabilité quant aux mesures à prendre;
• acceptation de la responsabilité.

Documentation pour les réunions

Procès-verbaux

En raison de leur importance, les procès-verbaux devraient fournir un compte rendu exact des délibérations. Les procès-verbaux sont, en effet, les documents juridiques où sont consignées les décisions de l’organisme.

De bons procès-verbaux sont concis et faciles à consulter. Ils devraient résumer les principaux commentaires, idées et propositions, sans oublier les points de vue divergents, s’il y a lieu. Il importe qu’ils mettent en évidence toutes les décisions relatives à une mesure à prendre. Ils devraient en outre faire état de toutes les motions, mentionner les noms des personnes qui les ont proposées et appuyées, puis dire si les motions ont été adoptées ou rejetées. Il convient d’inscrire le nombre de voix en faveur et contre pour les questions controversées ou pour les votes où le résultat est serré (cependant, n’importe qui peut demander que l’on consigne au procès-verbal son vote ou son abstention).

Les procès-verbaux documentent les décisions antérieures et précisent les actions futures. Ils devraient fournir les renseignements suivants :

• nom du groupe ou de l’organisme;
• type de réunion (ordinaire ou extraordinaire);
• date, heure et endroit de la réunion;
• nom de la personne qui préside la séance;
• noms des personnes présentes et absentes;
• mention du fait que le procès-verbal de la réunion précédente (dont on donne la date) a été approuvé ou modifié;
• bref résumé de la façon dont ont été réglés tous les points à l’ordre du jour;
• citation complète des motions, y compris le nom des personnes les ayant proposées et appuyées, et mention du résultat du vote;
• indication claire de la mesure à prendre, s’il y a lieu, et de la personne qui s’en chargera;
• mention des rapports et documents remis pour chaque point à l’ordre du jour (il faudrait en annexer des copies au procès-verbal officiel);
• date, heure et endroit de la prochaine réunion;
• heure de la clôture;
• nom de la personne ayant agi comme secrétaire.

Après son approbation à la réunion subséquente, le procès-verbal officiel devrait être signé par la personne présidant le conseil puis versé dans les dossiers de l’organisme. Ces dossiers sont importants pour les vérificateurs, car ils leur permettent de déterminer si les activités de l’organisme sont conformes aux décisions prises.

Listes des mesures à prendre

Pour faciliter l’exécution des décisions approuvées, il serait utile de dresser, lors de la rédaction du procès-verbal, une liste des mesures à prendre. Cette liste devrait fournir les renseignements suivants :

• date de la réunion du conseil ou du comité;
• brève description de chaque mesure à prendre;
• nom de la personne ou du comité responsable de l’exécution de chaque mesure;
• délais d’exécution et exigences en matière de présentation de rapports.

Il convient d’annexer la liste des mesures à prendre au procès-verbal officiel et d’en remettre une copie à tous les membres du conseil ou du comité.

Décisions politiques

Le conseil doit s’assurer que les décisions politiques prises lors des réunions sont consignées à part dans un manuel des politiques. La personne qui occupe le poste de secrétaire doit garder un registre distinct de toutes les motions ou décisions. Ce registre peut être consulté au besoin lorsqu’il y a de la confusion au sujet d’une décision passée. Chaque feuille versée au manuel des politiques devrait contenir les renseignements suivants : la date où la motion a été adoptée, l’énoncé de la motion (y compris les noms des personnes qui l’ont proposée et appuyée) et les mesures à prendre, s’il y a lieu.
Si les décisions politiques ne sont pas consignées ainsi, elles perdront de leur valeur, puisqu’il faudra fouiller dans les procès-verbaux pour les retrouver. Cela exige beaucoup de temps et peut s’avérer presque impossible.
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Règles pour la conduite des réunions

Pour être efficace, une réunion doit se dérouler sans heurts, dans une atmosphère ordonnée. Les règles parlementaires ou de procédure offrent un moyen élémentaire de maintenir l’ordre dans les discussions de groupe. Que la réunion soit formelle ou informelle, il faut dire clairement au début qui a le droit de prendre la parole, de poser des questions et de voter. Il faut ensuite respecter les règles adoptées durant toute la réunion.

Les éléments qui suivent présentent des règles pour la conduite des réunions tirées du document 89-095 du ministère de l’Agriculture et de l’Alimentation de l’Ontario intitulé Procédures de réunion.

Chaque organisme devrait étudier les règles habituelles de procédure pour les interpréter et les adapter à ses besoins. Si les membres conviennent que les règles élaborées permettent à la majorité d’atteindre le but ultime de l’organisme dans une période de temps raisonnable tout en donnant à la minorité des possibilités raisonnables de s’exprimer, alors ces règles sont satisfaisantes.
Les règles de procédure pour les réunions des comités, du bureau de direction et de la plupart des conseils peuvent différer beaucoup de celles pour les grandes assemblées. En effet, certaines formalités ne sont pas nécessaires en petit groupe. Par exemple :

• il n’y a pas de limite au nombre de fois qu’une personne peut s’exprimer sur une question;
• il n’est pas nécessaire de s’adresser à la personne présidant la séance avant de prendre la parole;
• la personne présidant la séance n’est pas obligée de céder le fauteuil avant de prendre la parole, de proposer une motion ou de voter;
• les motions n’ont pas besoin d’être appuyées;
• des mesures peuvent parfois être prises sans l’adoption préalable d’une motion.

Si un petit groupe utilisant des règles aussi informelles se rend compte que des membres abusent de leurs droits de parole ou de vote, il pourrait décider de revenir à des règles plus strictes.

Procédure parlementaire

Dans les réunions formelles, la procédure parlementaire permet de discuter d’un seul point à la fois et de traiter chaque membre avec équité. Elle est particulièrement efficace pour diriger de grandes assemblées. Il est ainsi possible de prendre rapidement beaucoup de décisions et de garder des registres exacts des délibérations.

Une caractéristique des réunions formelles est que les membres suivent des règles de procédure, proposent des motions et procèdent au vote.

Règles de procédure

Les règles de procédure assurent la conduite de réunions équitables et la prise de décisions efficaces. Voici les règles les plus courantes :

• Quorum : Nombre minimum de membres qui doivent assister à la réunion pour que celle-ci soit réglementaire.
• Adoption du procès-verbal : Correction du document, s’il y a lieu, puis présentation d’une motion à l’effet de l’adopter tel qu’il a été modifié.
• Droit de parole : Quiconque veut parler doit d’abord obtenir la permission de la personne présidant la séance. Nul ne peut interrompre la personne qui a la parole, sauf pour demander un rappel à l’ordre. Toutes les motions sont adoptées ou rejetées par un vote majoritaire. Sauf indication contraire dans les règlements, la personne présidant la séance ne vote qu’en cas d’égalité des voix. Si elle veut participer à la discussion, elle doit céder le fauteuil.
• Prise de parole : Les membres ne peuvent s’exprimer qu’une seule fois par rapport à une motion, sauf pour répondre à une question ou pour donner une explication. La personne qui propose la motion peut toutefois se faire entendre plus d’une fois. Dans certains cas, la personne présidant la séance modifiera les règles pour permettre une discussion plus libre.

Il peut arriver parfois qu’une motion ou un commentaire ne respecte pas la procédure parlementaire ou les règles de procédure. Alors, la personne présidant la séance déclare la motion ou le commentaire irrecevable et elle rétablit l’ordre.

Les règles de procédure et la procédure parlementaire peuvent faciliter la conduite des réunions formelles. Elles devraient simplifier les discussions et non prendre plus d’importance que celles-ci. Les personnes qui président des réunions doivent connaître les règles, mais savoir les appliquer à bon escient.

Motions

Les motions sont des moyens de prendre des décisions au sein d’un organisme. Pour être acceptée par la personne présidant la séance, une motion doit être proposée et appuyée. Ensuite, elle fait l’objet de discussions avant d’être adoptée ou rejetée. Pendant que la motion est débattue, toutes les interventions ne doivent concerner que la motion en question.

Seule la personne qui a proposé la motion peut s’exprimer plus d’une fois au sujet de celle-ci. La seule exception est l’explication ou la réponse à une question. La motion peut être modifiée jusqu’à ce que quelqu’un demande le vote. C’est ce qu’on appelle « mettre la question aux voix ». Il est possible de modifier certains détails de la motion, mais pas son principe. Pour ce faire, l’assemblée doit d’abord se prononcer en votant par rapport à la motion de modification puis par rapport à la motion modifiée. La personne qui a proposé la motion peut retirer celle-ci ou la motion de modification avec le consentement de la personne qui l’a appuyée. Il faut aussi obtenir l’approbation unanime de l’assemblée.

Une fois que le vote a été demandé, la discussion cesse et les membres de l’assemblée se prononcent au sujet de la motion. La personne présidant la séance ne peut voter qu’en cas d’égalité des voix, sauf indication contraire dans les règlements. Après le vote, elle déclare la motion « adoptée » ou « rejetée ».

Scrutin

Après la discussion, chaque membre indique s’il appuie ou non la motion, habituellement par un vote à main levée. La personne présidant la séance demande aux membres en faveur de la motion de lever la main. Si la majorité est évidente, elle prononce la motion adoptée. Si la majorité n’est pas évidente, elle compte les mains levées, puis demande aux membres qui s’opposent à la motion de lever la leur et compte les votes contre.

Le vote par scrutin secret sert habituellement quand on élit les membres de la haute direction ou quand une question est controversée.

N’importe qui peut demander la tenue d’un scrutin secret pour toute décision. Les règlements de l’organisme précisent habituellement la marche à suivre à cet égard. Lorsque les membres manifestent de vives émotions ou des opinions divergentes bien arrêtées, il peut s’avérer préférable d’exprimer les points de vue de façon secrète. Ceci protège les individus tout comme l’organisme.

Les renseignements présentés dans les pages suivantes ont pour but de rendre les règles de procédure moins mystérieuses et intimidantes pour les nouveaux membres du conseil. Ils proviennent du National Centre for Voluntary Action de Washington (NCCVA-BSI-17-106-59) et sont conformes au livre de référence en la matière, à savoir le Robert’s Rules of Order.

Principes fondamentaux de la procédure parlementaire

Seules les personnes qui sont des spécialistes ou des parlementaires doivent connaître toutes les règles et tous les points de détail. Les principes fondamentaux exposés ci-après pourront toutefois vous aider à participer à n’importe quelle réunion avec intelligence et détermination. Il importe de garder en tête que chaque réunion devrait avoir un ordre du jour comportant les points suivants :

1. Ouverture de la séance

Par la personne qui préside la séance.
Arrivez à temps, vérifiez le quorum.

2. Exercice d’ouverture, s’il y a lieu

Mot de bienvenue et autres formalités.
Prise des présences, si telle est la coutume.

3. Lecture du procès-verbal

Le procès-verbal est approuvé tel quel ou après avoir été modifié. La lecture du procès-verbal peut être omise par un vote majoritaire, sans discussion. Celui-ci n’est alors pas lu au moment habituel. On peut en demander la lecture au moyen d’un vote majoritaire, sans discussion. Elle a lieu à n’importe quel moment de la réunion lorsqu’il n’y a pas de question en suspens. Si le procès-verbal n’a pas été lu avant la clôture, il doit l’être à la réunion subséquente avant tout autre procès-verbal.

4. Rapports des membres de la haute direction
Les personnes suivantes présentent des rapports :

• secrétaire correspondant ou correspondante;
• trésorier ou trésorière (rapport financier);
• autres membres de la haute direction, s’il y a lieu.

5. Rapports des comités permanents et spéciaux

Les personnes qui président les comités permanents sont habituellement appelées à présenter leur rapport suivant l’ordre dans lequel les comités sont indiqués dans les règlements de l’organisme. Une motion qui découle du rapport d’un comité ou d’un membre de la haute direction doit être étudiée immédiatement.
Seuls les comités spéciaux qui sont prêts ou qui ont été invités à le faire présentent un rapport. Ils sont appelés suivant l’ordre dans lequel ils ont été constitués.

6. Questions non réglées

• Question reportée de la réunion précédente.
• Toute autre question non réglée; le ou la secrétaire devrait en informer la personne présidant la séance.

7. Questions nouvelles

• Correspondance qui exige des suites à donner.
• Projets de loi.
• Autres questions nouvelles. Les membres peuvent proposer de nouvelles questions ou proposer de discuter d’une question reportée.

8. Annonces

La personne présidant la séance peut faire diverses annonces ou inviter les autres membres de la haute direction ou du conseil à le faire. On peut aussi demander le droit de parole pour faire une annonce.

9. Programme

Même si le programme figure habituellement à la fin de l’ordre du jour, il peut, en vertu d’une règle spéciale, être reçu avant la lecture du procès-verbal ou à n’importe quel moment, si l’on sursoit à l’application des règles. Souvent, par respect pour une personne invitée, la personne présidant la séance demande de remettre temporairement l’examen des questions à l’ordre du jour. Habituellement, il faut obtenir le consentement unanime de l’assemblée pour ce faire. La personne présidant la séance annonce alors : « s’il n’y a aucune opposition, nous entendrons le programme maintenant ».

10. Autres questions

La personne présidant la séance demande s’il y a d’autres questions à régler avant la clôture.

11. Clôture de la séance

La clôture est adoptée par vote ou par consentement général.

Comment présenter des idées au groupe

1. Demander la parole

Adressez-vous à la personne présidant la séance en employant son titre officiel (Madame la Présidente ou Monsieur le Président). Attendez d’avoir obtenu la parole. Ensuite, vous pouvez vous exprimer sans interruption, sauf certaines exceptions.

2. Présenter une motion

Toute proposition visant une mesure que devrait prendre le groupe doit être présentée sous forme de « motion ». Dites pour ce faire : « Je propose que... ». Votre motion devrait être brève. Si possible, écrivez-la avant de faire la proposition. Le ou la secrétaire vous demandera peut-être de la lui remettre par écrit.

3. Appuyer une motion

Avant de pouvoir discuter d’une motion, celle-ci doit être appuyée. Il n’est pas nécessaire de l’accepter sans réserve pour l’appuyer. Si la personne présidant la séance ne remarque pas que la motion n’a pas été appuyée et si le débat ou le vote a commencé, il n’est plus nécessaire d’obtenir un appui. Ceci n’invalide toutefois pas l’adoption de la motion.

4. Modifier une motion

Pour modifier par adjonction, substitution ou suppression la motion proposée par quelqu’un d’autre, vous devez soumettre votre idée au groupe en proposant de « modifier la motion ».

5. Modifier la modification proposée

Il est possible de pousser les changements un peu plus loin en proposant une « sous-modification ». Le groupe doit maintenant étudier une modification principale et une modification secondaire. Il ne peut y en avoir plus de deux.

6. Poser une question d’information ou de clarification

Si la discussion devient confuse, vous pouvez demander des éclaircissements. Il suffit de dire à la personne présidant la séance que vous avez une « question d’information ou de clarification ».

7. Scinder une motion

Il se peut qu’une motion contienne deux idées ou plus que vous souhaitez faire étudier séparément. Vous pouvez demander de scinder la motion. Ceci aide souvent à éclaircir l’ensemble de la motion et de ne discuter que des sections les plus utiles pour le groupe. Ceci se fait habituellement par consentement général puisqu’il suffit d’un vote majoritaire.

S’en tenir aux faits

8. Demander un rappel à l’ordre

Si vous jugez qu’une infraction à la procédure parlementaire a été commise, vous pouvez demander un « rappel à l’ordre » pour faire observer les règles. La personne présidant la séance doit trancher, mais elle doit vous donner la parole et permettre au groupe d’entendre votre observation.

9. Contester une décision

Si vous n’acceptez pas la décision de la personne présidant la séance, vous pouvez la contester (immédiatement après l’annonce de la décision). Votre contestation doit être appuyée. La personne présidant la séance doit ensuite énoncer la question, puis le groupe décide par un vote d’appuyer ou d’infirmer la décision. Il faut un vote majoritaire ou à égalité des voix pour appuyer la décision.

10. Appeler à l’ordre du jour

Si l’assemblée fait des digressions et s’écarte de l’ordre du jour, vous pouvez le signaler à la personne présidant la séance en déclarant : « à l’appel de l’ordre du jour ». Pour ce faire, il faut un vote des deux tiers, mais la mise aux voix est laissée à la discrétion de la personne présidant la séance.

11. Proposer de limiter le débat

Afin d’éviter que le débat ne se prolonge indéfiniment, vous pouvez proposer :

• de limiter le temps de parole;
• de limiter le nombre de personnes qui prennent la parole;
• de limiter la durée totale du débat;
• de clore le débat à une heure précise et de procéder alors au vote.

Pour faire adopter n’importe laquelle de ces motions, il faut un vote des deux tiers des voix. Il s’agit là d’un important mécanisme de protection, car il permet de prouver que deux fois plus de personnes ont voté en faveur de la motion que contre elle.

12. Proposer le renvoi

Lorsqu’il est préférable d’étudier plus à fond une question, il est possible de proposer que la question soit renvoyée en comité.

Remarque : Il faut indiquer dans la motion le genre de comité, le nombre de membres qu’il compte et l’autorité dont il jouit.

13. Clore le débat

Il est possible de clore le débat au sujet d’une motion en proposant le « vote immédiat ». Le groupe procède alors au vote. La proposition doit obtenir les deux tiers des voix.

Reporter l’examen d’une motion

14. Proposer le report

Si quelqu’un propose de « remettre provisoirement l’examen », cela signifie que la motion en délibération est écartée pour en étudier une autre. La proposition ne fait pas l’objet d’un débat. La motion reportée peut être étudiée de nouveau durant la même réunion (si les autres questions ont été réglées) ou à la prochaine réunion ordinaire. Après ce délai, la question « reste en plan » et il faut présenter une nouvelle proposition.

15. Reporter l’examen à un moment déterminé

Il est possible de proposer « que l’action à ce sujet soit reportée jusqu’à » (précisez le moment). Si la motion est adoptée, l’action est reportée jusqu’au moment indiqué et elle est alors inscrite à la rubrique « questions non réglées » de l’ordre du jour.

16. Reporter l’examen à un moment indéterminé

Il s’agit surtout d’une motion stratégique qui a pour but de faire rejeter la motion principale sans exiger le vote.

Voter et clore la séance

17. Demander le compte des voix

Pour obtenir un compte plus précis des voix qu’un vote par oui et par non, vous pouvez dire : « Je demande le compte des voix ». Il suffit d’une seule demande pour forcer le compte. Il s’agit en réalité d’une motion visant à procéder à un nouveau vote. Si le compte n’est pas exigé au moment où le résultat du vote est annoncé, seule une motion de révocation ou de reconsidération peut permettre de modifier le résultat.

18. Proposer la clôture

La motion de clôture peut être proposée n’importe quand, mais elle exige un vote majoritaire.

Quelques renseignements utiles

19. Quel est le quorum pour un comité?

La majorité de ses membres, à moins d’indication contraire dans les règlements.

20. Un comité a-t-il un ou une secrétaire?

La personne qui préside le comité peut jouer le rôle de secrétaire. Toutefois, si le comité compte beaucoup de membres, il est souhaitable de demander à quelqu’un d’autre de prendre les notes et de conserver les procès-verbaux.

21. Le débat est-il limité dans un comité?

Non.

22. Quels droits ont les membres d’office?

Ces personnes ont tous les droits des autres membres du comité, mais aucun de leurs devoirs. Elles ne sont pas comptées pour établir le quorum, mais doivent être prévenues de toutes les réunions.

23. Peut-on retirer une motion?

Oui. Si la personne présidant la séance n’a pas énoncé la motion, la personne qui l’a présentée peut la retirer. (Une motion retirée NE FIGURE PAS au procès-verbal.) Si la motion a été énoncée, il n’est possible de la retirer que par consentement général ou par un vote majoritaire.

24. Comment peut-on reconsidérer une mesure déjà adoptée?

Il faut proposer une motion de reconsidération. Ceci doit être fait la même journée que la mesure a été adoptée par un vote. La motion ne peut être présentée que par une personne ayant voté en faveur de la motion à reconsidérer.

25. Est-ce le cas dans un comité permanent ou spécial?

Une motion de reconsidération peut être proposée n’importe quand, indépendamment du temps écoulé. Cette motion peut être présentée par n’importe quelle personne ayant voté en faveur de la motion à reconsidérer ou n’ayant pas voté.

26. Une motion peut-elle être annulée et quand?

N’importe quel membre peut proposer d’annuler une motion. La proposition est recevable n’importe quand pourvu que l’action prévue n’ait pas encore été exécutée. Pour faire annuler la motion, il faut un vote majoritaire avec préavis ou un vote des deux tiers des voix sans préavis. La motion et l’action devant être annulées sont inscrites au procès-verbal des réunions respectives où les décisions les concernant ont été prises.

Remarque : Quand on propose d’annuler une motion ou action, on remet en délibération toute la question.

27. Qu’entend-on par motion de substitution?

Il s’agit d’une motion qui ressemble à la motion en délibération par son intention, mais qui en diffère par la formulation. Si l’assemblée accepte la motion de substitution par un vote majoritaire, elle discute maintenant de cette motion. La première motion est écartée, car elle est désormais inutile.

28. La personne présidant la séance peut-elle proposer une nouvelle question?

Oui, mais la proposition quant à la mesure à prendre doit venir de l’assemblée.

29. Les motions doivent-elles être présentées par écrit?

Dans la mesure du possible, il convient d’écrire les motions. La personne présidant la séance ou agissant comme secrétaire peut demander qu’elles le soient.

Fiche

• Board Meeting Review (PDF) (en anglais seulement)